Director de birou: cine este și ce face?

În afacerile moderne, nicio companie cu birou nu se poate lipsi de munca unui manager de birou. Această poziție implică administrarea și gestionarea fluxului de lucru de birou al unei organizații.

În esență, un manager de birou este acea verigă informativă și conducătoare în care converg și se rezolvă toate momentele de lucru ale companiei. Interacționează între șef și subordonați, informează angajații obișnuiți despre documentele semnate de șef, interacționează cu clienții companiei, monitorizează corespondența, monitorizează performanța companiei și pune la dispoziție biroul, execută instrucțiuni directe de la director și adjuncții săi. .

Managerul de birou este un angajat care oferă întregului birou un flux de lucru cu drepturi depline. Descrierea profesiei vă va ajuta să înțelegeți mai bine esența muncii.

Potrivit clasificatorului profesiilor de guler albastru și a pozițiilor angajaților, profesia de manager de birou și atribuțiile sale diferă semnificativ de profesia de secretar. Un manager de birou este, în primul rând, un organizator al spațiului de birouri al companiei, un manager și un administrator într-o singură persoană. Profesia de secretar presupune subordonarea sa unei anumite persoane (director, directori adjuncți, manageri de top) și conducerea doar a treburilor sale.

Managerul de birou controlează toată activitatea curentă a biroului, în principal documentele. Monitorizează neîntrerupt munca echipamentelor de birou, oferă angajaților companiei papetărie, aduce in timp la cunostinta salariatilor ordine, ordine si anunturi in birou, emise de seful, acceptă apeluri telefonice primite, dacă este necesar, ține un calendar al întâlnirilor și călătoriilor directorului. În acest caz, postul vacant se numește „șef de birou cu funcții de secretariat”.

Întrucât munca unui manager de birou include acțiuni organizatorice, informative și administrative, responsabilitățile sale de serviciu includ anumite sarcini funcționale. Aceasta este tocmai esența angajării și esența managerului de birou, care trebuie să:

• pregătiți munca de birou pentru o nouă zi de lucru: verifica funcționarea telefoanelor, calculatoarelor și echipamentelor de birou, disponibilitatea consumabilelor (hârtie, cartușe de imprimantă reumplute);
• controlează, menține curățenia în spațiile de birouri, respectarea standardelor sanitare (iluminat complet, ventilație, condiții de temperatură în incintă), verificați funcționarea sistemelor split;
• procura la timp papetărie și să le ofere lucrători de birou la timp;
• comanda apa de baut, detergenți, hârtie igienică, șervețele;
• controlați fluxul de documente curent: întocmește documentele necesare, raportări, materiale de lucru necesare activității cu drepturi depline a biroului, rezolvă alte momente și sarcini de lucru;
• monitorizează zilnic activitatea șoferului și a curierului;
• conform instrucțiunilor capului, managerul biroului este responsabil pentru repartizarea sarcinilor între angajați, le stabilește sarcini, le aduce în atenție informațiile de lucru necesare, le determină nivelul de responsabilitate, analizează eficacitatea rezultatului;
• calculați și estimați costurile financiare lunare pentru întreținerea biroului, monitorizează implementarea acestuia;
• ține o foaie de pontaj, numărul de zile și ore lucrate de fiecare angajat într-o lună calendaristică, transferați în timp util fișa de pontaj către departamentul de contabilitate pentru salarizare;
• monitorizează respectarea disciplinei muncii: privind întârzierea, părăsirea anticipată a serviciului, absenteismul angajaților, sesizarea conducerii companiei, ținerea evidenței încălcărilor și nerespectării codului vestimentar;
• organiza intalniri, înregistrați-vă și ajutați vizitatorii să-și rezolve întrebările.

Principalele competențe ale unui manager de birou includ pregătirea și desfășurarea negocierilor, întâlnirilor, întâlnirilor:

• el trebuie să efectueze pregătirea tuturor materialelor necesare, asigură prezența tuturor persoanelor interesate la evenimente, păstrează procesul-verbal al ședinței;
• menține corespondența cu clienții și partenerii firmei, trimite materiale;
• lucrează cu corespondența de la birou, de intrare și de ieșire, înregistrați-l, angajați-vă în transport maritim;
• acorda asistenta si asistenta angajatilor în rezolvarea situațiilor conflictuale și disputabile;
• coordonează munca de birou la sfarsitul zilei de lucru verificati echipamentele de birou, iluminatul, sistemele split, aparatele de aer conditionat pentru deconectarea acestora de la sursa de alimentare;
• în unele cazuri, managerul biroului este responsabil pentru găsirea și angajarea de noi angajați (plasează informații despre locurile de muncă necesare pe site-uri speciale, caută CV-ul, preselectează solicitanții, realizează un interviu);
• informeaza potentialii clienti in scris sau telefonic despre costul bunurilor și serviciilor conform listei de prețuri;
• consiliază cu privire la amplasarea departamentelor companiei, funcțiile lor;
• menține o bază de clienți intreprinderi;
• îndeplinește sarcinile de întreținere a site-ului, plasarea de reclame despre bunuri și servicii, comandă suveniruri, tipărire, distribuie materiale informative.

Pentru a deveni un manager de birou, un candidat trebuie să aibă abilitățile cheie necesare pentru a face postul, precum și anumite calități personale și profesionale.

Calitățile personale ale unei persoane sunt componentele biologice și sociale care alcătuiesc personalitatea sa. Componente biologice o persoană primește de la natură, părinții și strămoșii săi sub forma unui anumit set de gene. Componenta socială - acesta este mediul social în care o persoană a crescut și a fost crescută.

Ambele componente modelează caracterul și personalitatea, înzestrând individul cu anumite calități, atât bune, cât și negative. Reunind toate trăsăturile de personalitate ale unei persoane, poți obține un portret psihologic obiectiv, de încredere.

Trăsăturile pozitive de personalitate includ trăsături de caracter precum:

• onestitate;
• perseverență în atingerea scopului stabilit;
• atentie;
• auto-disciplina;
• responsabilitate și organizare;
• muncă asiduă, perseverență;
• noblețea interioară;
• obiectivitate;
• sociabilitate, politețe, atitudine prietenoasă față de oameni;
• calm, dăruire, atenție, punctualitate;
• fără conflicte, capacitatea de a rezolva disputele dintre angajați, optimism și pozitivitate în toate;
• promptitudine, inteligență iute, ajutor;
• activitate, ambiție.

În spatele fiecăreia dintre aceste trăsături de personalitate se află creșterea psihologică și emoțională a unei persoane, ereditatea sa, mediul social în care a crescut.

Trăsăturile negative de personalitate includ:

• lipsa asamblarii, neatentie;
• viziune depresivă asupra vieții, lipsă de optimism;
• incapacitatea de a colecta gândurile la timp și de a rezolva în mod constant sarcinile atribuite;
• caracter agresiv;
• o tendință de bârfă și intrigă.

Calitățile de afaceri ale unei persoane sunt capacitatea sa de a îndeplini anumite sarcini și funcții de muncă.

După calitățile afacerii, se poate aprecia cât de eficient va putea solicitantul să-și organizeze procesul de muncă, cât de bine își va îndeplini sarcinile de serviciu. Pentru a gestiona cu succes un birou, un solicitant trebuie să aibă, pe lângă cunoștințe și abilități, anumite calități de afaceri, care includ:

• educație, nivel de calificare;
• experiență de muncă;
• invatare rapida, adaptare in conditii noi;
• exigență față de sine și față de ceilalți;
• capacitatea de a lucra într-un mediu multitasking, de a rezolva simultan mai multe probleme deodată;
• gândirea analitică, capacitatea de a gândi flexibil și în afara casetei, a trage concluzii corecte, a generaliza;
• perspicacitatea afacerilor;
• abilități de conducere;
• disponibilitatea de a lucra suplimentar;
• abilități oratorice, diplomație și abilități de persuasiune;
• abilități de comunicare în afaceri.

Calitățile profesionale ale unei persoane sunt o combinație de calități personale și de afaceri, plus toate acele abilități pe care le-a dobândit de-a lungul carierei sale. În activitatea sa profesională, un manager de birou trebuie:

• au anumite cunoștințe, aptitudini și abilități în domeniu management de birou;
• pe plan profesional aplicați cunoștințele și abilitățile în practică;
• să poată lucra cu documente, cunoașterea principiilor de organizare a circulației documentelor, regulile de creare a unei arhive;
• fii un utilizator sigur de computer și alte echipamente de birou;
• cunoaște în detaliu procesul fluxului de lucru, lucreaza cu corespondenta primita si iesita, cunoaste regulile de inregistrare a acesteia, aduc cu promptitudine rezolutiile sefului la diviziile structurale, monitorizeaza termenele de executare a documentelor semnate de angajatii companiei, trimite corespondenta de iesire prin posta sau curier;
• au abilități de management administrativ;
• să poată scrie rapid, cunoaște principiile și regulile de întocmire a anumitor documente (ordine, ordine, instrucțiuni, decrete);
• dispuneți prompt de cunoștințele utile (contactele serviciilor de urgență, electrician, instalații sanitare, serviciu de livrare prânz);
• cunoaște limbi străine (nu întotdeauna), deși în unele companii cunoașterea unei anumite limbi străine este principala condiție a candidatului, iar în acest caz directorul biroului trebuie să vorbească, să citească și să scrie fluent într-o limbă străină;
• să fie capabil să vorbească și să scrie competent, exprimați-vă gândurile într-un limbaj literar bun;
• proprii abilități de etichetă în afaceri.

Nicio instituție de învățământ superior nu predă profesia de manager de birou. Poți să urmezi formare și să primești o diplomă sau un certificat de pregătire profesională în centre de formare bugetare sau private, colegii.

În companiile mari, de regulă, doresc să vadă un specialist în această poziție doar cu studii superioare, întreprinderile mici pot angaja pentru acest post un salariat cu studii medii sau medii de specialitate.

Principalul lucru la care acordă atenție orice angajator este experiență de lucru în această poziție, nivelul de cunoștințe de calculator, cunoștințe de echipamente de birou și capacitatea de a lucra la el, cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou și arhivare, Cunoașterea limbilor străine.

Pentru a scrie corect un CV și a obține postul râvnit, ai nevoie în detaliu, dar spune sincer toate informațiile despre tine: calități personale, profesionale, de afaceri, experiență într-o poziție similară, nivel de educație.

Nivelul salariilor așteptate îi va clarifica angajatorului ce poate oferi și pentru ce solicită candidatul.

Nu dați informații false despre experiența de muncă, educație - toate acestea pot fi verificate cu usurinta, in acest caz postul vacant pentru solicitant va deveni indisponibil, acesta va fi pur si simplu refuzat.

A avea o fotografie este un moment pozitiv pentru un candidat, angajatorul trebuie să știe al cui CV este luat în considerare. Managerul de birou este chipul companiei, iar angajatorul nu este indiferent cine o va reprezenta.

Asigurați-vă că indicați nivelul de studii, adesea angajatorul pentru acest post ia un specialist cu studii superioare economice, juridice, psihologice sau filologice.

Astfel de informații vor fi utile angajatorului.

Când scrieți un CV, rămâneți la structura acestuia:

• informatii personale - nume, vârstă, contacte;
• personal - secțiunea este considerată opțională, dar este mai bine să o completați;
• abilități și abilități de bază - indicați ce programe de birou dețineți, enumerați toate cursurile de perfecționare, seminariile, trainingurile, alte pregătiri suplimentare pe care le-ați urmat;
• experiență de muncă - enumerați toate practicile, stagiile, proiectele finalizate, programele de voluntariat, în ordine cronologică, indicați întreprinderile în care ați lucrat anterior, educația și formarea (reflectați toate programele și direcțiile educaționale pe care le-ați absolvit);
• recomandări - în această secțiune, indicați numele și contactele persoanelor care vă pot recomanda unui nou angajator și oferiți un feedback pozitiv despre dvs.

Dacă un solicitant fără experiență de muncă aplică pentru postul de manager de birou, atunci ar fi mai bine să nu includeți deloc această secțiune în CV. Nu este nevoie să arătați angajatorului lipsa de cunoștințe și abilități. În acest caz, este mai bine să vă descrieți calitățile personale și de afaceri, ce fel de educație aveți de bază și suplimentară (seminare, traininguri).

Ca experiență de muncă, puteți indica practică industrială, stagiu pre-diplomă, abilități în organizarea de evenimente specifice, participarea la olimpiade, conferințe, concursuri și tot felul de teste. Dacă aveți realizări și succese direct legate de munca viitoare, asigurați-vă că menționați aceste informații în CV.