Etapele comunicării în afaceri

Abilitățile de comunicare sunt una dintre cele mai importante condiții pentru comunicarea de succes între oameni, schimbul de informații și atingerea rezultatului dorit. Eticheta în afaceri a intrat în uz de la apariția relațiilor de piață. Multe culturi îi conferă o nișă separată în relațiile dintre oameni, ridicându-i la rangul de ceremonii. Și acest lucru dă roade, deoarece eticheta de afaceri ajută la stabilirea contactului cu un partener, iar succesul unei întreprinderi depinde în mare măsură de comportamentul oamenilor în timpul unei întâlniri de afaceri.

Spre deosebire de comunicarea obișnuită de zi cu zi, comunicarea de afaceri are propriile sale principii clare și are ca scop atingerea unui obiectiv specific prin acordul și îndeplinirea obligațiilor. Mediul de afaceri vă permite să faceți noi contacte utile, de care depinde succesul afacerii întreprinse. Dar nu întotdeauna viitorii parteneri pot simpatiza unul cu celălalt și pot găsi un teren comun.

Contactul de afaceri este despre obținerea de profit. Toate celelalte lucruri fiind egale, câștigătorul este cel care are cunoștințele și regulile etichetei în afaceri. Este ușor de urmat exemplul interacțiunii a doi oameni de afaceri, dintre care unul îl conduce ușor și firesc pe interlocutor la concluziile de care are nevoie, iar cel de-al doilea nu are nici abilități de comunicare în afaceri, nici de oratorie și este nevoit să rateze mereu și iar oportunități de afaceri profitabile. din nou.

Astfel, comunicarea în afaceri este un sistem de abilități care include o întreagă gamă de comportament comunicativ:

• cultura de comunicare (adoptată într-o anumită țară);
• oratorie;
• etica în afaceri (reguli și reglementări);
• psihologia relațiilor;
• logica construcției vorbirii (oral și scris);
• imagine;
• timbrul vocii și al intonației.

În lumea modernă, comunicarea de afaceri este prezentată în mai multe dintre formele sale simultan:

• Conversație de afaceri Este o comunicare orală sau virtuală între colegi sau parteneri, care vizează discutarea problemelor de afaceri. Cel mai adesea, o conversație are loc între participanții din aceeași sferă de afaceri, care înțeleg specificul acestui dialog, sunt capabili să mențină o conversație pe un subiect profesional restrâns.
• Intalnire de afaceri - o discuție clar direcționată, ale cărei sarcini includ rezolvarea problemelor organizaționale curente, analizarea informațiilor disponibile participanților, construirea unei linii de comportament ulterioare, luarea și fundamentarea deciziilor.

• Corespondență de afaceri - aceasta este comunicare oficială printr-o scrisoare de afaceri, excluzând orice manifestare de familiaritate sau argou. O scrisoare de afaceri este un document care conține un mesaj oficial și întocmit în conformitate cu toate standardele de corespondență comercială. De regulă, atât în ​​format hârtie, cât și în format electronic, formularul de scrisoare de afaceri este echipat cu un logo, datele de adresă ale companiei sau instituției. De asemenea, scrisorile de afaceri urmează un anumit marcaj pe pagină.
• Vorbitul în public - interacțiunea dintre vorbitor și public. Acest tip de comunicare de afaceri este provocator și necesită abilități de vorbire în public. Vorbitorul trebuie să fie cât mai competent posibil în întrebarea care este exprimată și să aibă abilitățile de vorbire oratorică, pentru a interesa și a convinge audiența. După tipul de prezentare a materialului, un discurs public poate fi informațional (reportaj), încurajator (agitare), persuasiv (discurs solemn).

Înțelegerea specificului și importanței comunicării în afaceri duce la concluzia că aceasta poate și trebuie învățată.

Respectarea regulilor de etichetă în afaceri este necesară pentru construirea cu succes a relațiilor de afaceri între parteneri de afaceri, colegi, diplomați din diferite țări. Cultura și comportamentul de afaceri pot fi izbitor de diferite unele de altele, dar există norme de comportament general acceptate pe care orice persoană care se respectă trebuie să le respecte, indiferent de apartenența la o anumită societate.

• Punctualitate. În mediul de afaceri, zicala „Timpul înseamnă bani” este relevantă, prin urmare, întârzierea la întâlniri și a-l face pe interlocutor să aștepte este culmea lipsei de etică.
• Obligaţie. Îndeplinirea obligațiilor asumate stă la baza unei bune reputații, fără de care interacțiunea de succes în mediul de afaceri este imposibilă.
• Confidențialitate. Capacitatea de a păstra datele confidențiale, de a păstra secretele corporative este una dintre condițiile pentru încredere reciprocă și cooperare deplină.
• Atitudine respectuoasă... Respectul față de interlocutor, capacitatea de a asculta, de a fi impregnat de ceea ce s-a spus dispune de sine, deschide oportunități largi de stabilire a contactului. Această abilitate este utilă și atunci când interacționați cu angajații și subordonații.

• Stimă de sine. În ceea ce privește percepția despre sine în procesul de comunicare, trebuie să fie capabil să găsească un „mijloc de aur”. Răspundeți cu calm la critici sau sfaturi, dar și să nu fiți manipulat, pentru a putea suprima cu demnitate încercările de presiune, pentru a readuce conversația pe drumul cel bun.
• Oratorie. Capacitatea de a-ți exprima clar gândurile, de a transmite sensul discursului interlocutorului, fără a înfunda fraze cu cuvinte nepotrivite și fără a îndepărta gândul de la subiectul conversației. Această abilitate nu este dată de natură tuturor, prin urmare, este necesar să dedicați timp artei de a vorbi în public în pregătirea dumneavoastră.
• Alfabetizare. Claritatea vorbirii depinde în mare măsură de alfabetizarea unei persoane, iar capacitatea de a scrie fără erori este o necesitate într-un mediu de afaceri.
• Aspect. În lumea modernă, există deja un cod vestimentar (cod vestimentar), care presupune o anumită formă de îmbrăcăminte pentru vizitarea unui loc de muncă, evenimente, organizații sau instituții. De obicei, acestea sunt costume de afaceri pentru bărbați și femei, un set standard de bijuterii și accesorii. În cazul primei vizite la o organizație sau eveniment necunoscut, ar trebui să aflați în prealabil despre codul vestimentar acceptat.

În structura comunicării de afaceri se pot distinge patru etape, a căror succesiune vă va permite să obțineți efectul maxim în negocieri.

Aici prima impresie este de o importanță primordială. Când vă pregătiți pentru o întâlnire cu un interlocutor, va fi util să lucrați cu informații în avans: cercul de interese al interlocutorului, mediul și particularitățile culturii sale, regulile și tradițiile care sunt importante pentru interlocutor. Acest lucru te va face să te simți mai încrezător și mai respectuos față de trăsăturile de personalitate ale partenerului tău.

Primele fraze corect construite sunt cheia succesului comunicării ulterioare. Trebuie să începeți prin a atrage atenția și dispoziția adversarului asupra dvs. Acest lucru va ajuta la prietenia umană obișnuită, la politețe, la manifestarea interesului politicos față de persoana interlocutorului, la pronunția numelui său.

În procesul de discutare a sarcinilor, este necesar să se acorde cu interlocutorul pe același „val”. Acest rezultat poate fi atins prin observarea cu atenție a stării emoționale a partenerului sau a atmosferei emoționale generale din cadrul grupului, atunci când vine vorba de negocieri cu publicul.

Cunoașterea celor trei canale principale de percepție vă va ajuta să vă conectați cu interlocutorul: vederea, auzul și kinestezica (aceasta include atingerea, mirosul, poziția corpului, gesturile și expresiile faciale).

Concentrare directă pe tema întâlnirii, discuții despre probleme și sarcini. Scopul acestei etape este de a ajunge la un acord care să fie cel mai satisfăcător pentru ambele părți.

La a treia etapă, sunt utilizate mai multe faze, din care esența contactului constă:

• identificarea motivelor și scopurilor interlocutorului;
• menținerea atenției: este important să vedeți firul principal al conversației, fără a vă îndepărta sau a sări de la subiect la subiect;
• argumentare și persuasiune: folosit în caz de diferențe de opinie;
• fixarea rezultatului este un moment critic într-o conversație când este necesară finalizarea comunicării pe o anumită temă, indiferent de rezultate, acest sentiment interior vine odată cu experiența și depinde de observație, de capacitatea de a surprinde clar cele mai mici schimbări din fondul emoțional. a interlocutorului.

Impresia generală a întâlnirii se formează în ultima etapă a comunicării de afaceri și este cel mai viu înregistrată în memorie. Prin urmare, capacitatea de a încheia corect o conversație poate fi un factor determinant în continuarea cooperării.

Pentru cum să comunicați frumos, vedeți următorul videoclip.