Etica și etica în afaceri

Realitatea actuală de afaceri este că doar 15% dintre antreprenorii mijlocii și mari care doresc să-și consolideze poziția pe piață ating obiectivul. Din acest motiv, relevanța etichetei în afaceri se înmulțește, întrucât nerespectarea normelor sale, dintr-o serie de alte motive, duce adesea la ruperea relațiilor de afaceri utile.

Într-o interpretare largă, etica este un set de atitudini generale care vizează reglementarea relațiilor sociale. În consecință, etica în afaceri abordează probleme legate de procedura și stilul de interacțiune acceptat în domeniul afacerilor.

Detaliile aspectelor etice ale relațiilor de afaceri sunt eticheta în afaceri, inclusiv, de exemplu, procedura de negociere, regulile de conduită corporativă, tradițiile și ritualurile de afaceri, elementele de subordonare, manierele și stilurile de comunicare și scriere, precum și probleme de corectitudinea in relatia cu partenerii si colegii de afaceri.

Importanța eticii și etichetei, ca parte integrantă a acesteia, constă în faptul că cadrul de reglementare care a apărut ca urmare a practicii de lungă durată simplifică foarte mult comunicarea, creând un context înțeles și accesibil publicului în sfera de afaceri care permite pentru a atinge corect obiectivele și a economisi timp semnificativ.

Cu alte cuvinte, vorbim despre un algoritm special pentru rezolvarea problemelor de afaceri, care permite rațional și într-o formă fără conflicte stabilirea și atingerea cu succes a obiectivelor de afaceri dorite. Nivelul de competență în acest algoritm permite tragerea de concluzii directe despre gradul de profesionalism al unui partener de afaceri sau al adversarului într-o dispută de afaceri.

În acest context, este important să se respecte următoarele principii de bază de bază:

• punctualitate peste tot și în orice;
• respectarea securității informațiilor;
• altruism sănătos;
• imagine favorabilă corespunzătoare mediului de afaceri;
• Limbajul corect oral și scris;
• aderarea la regulile culturii vorbirii de afaceri.

Tipurile de corespondență comercială sunt variate și, cu un anumit grad de convenție, pot fi împărțite în două tipuri principale:

• interstatal - între organizaţiile statului, reprezentanţele străine şi funcţionarii (diverse note, memorii şi alte forme) - elemente ale relaţiilor diplomatice;
• comercial - scrisori de statut semioficial utilizate în domeniul relaţiilor de afaceri între instituţii şi organizaţii.

Stilul de scriere a unei scrisori de serviciu, în ciuda diferențelor lingvistice și a unor diferențe tradiționale, are o anumită bază comună și un grup de linii directoare dezvoltate de practica consacrată. De exemplu, o serie de cerințe de protocol, determinate de poziția expeditorului și a rangurilor destinatarului, se bazează pe setările inițiale de respect reciproc și corectitudine. Prin urmare, indiferent de tipul documentului, structural, acesta trebuie să conțină în mod necesar următoarele elemente:

• recurs (statutul oficial al destinatarului);
• compliment (sfârșitul politicos al scrisorii);
• semnătură;
• data (ziua, luna, anul si locul scrierii mesajului);
• adresa expeditorului (numele, statutul postului, adresa sunt plasate în partea de sus sau de jos a primei pagini a scrisorii).

În plus, există o serie de prevederi legate direct de scrisori:

• scrisorile de afaceri sunt înscrise pe formulare sau foi de hârtie exclusiv pe fața lor;
• paginile sunt numerotate cu cifre arabe;
• mesajele sunt umplute cu text tipărit;
• ștersăturile și corecțiile din corpul documentului sunt inacceptabile;
• documentul este pliat cu textul spre interior;
• timpul de așteptare pentru un răspuns la o scrisoare nu depășește zece zile.

Un mesaj de afaceri ar trebui să aibă o orientare țintă pronunțată și să conțină o singură întrebare, iar întregul sens al textului ar trebui să se supună complet și complet conținutului său, fie că este o propunere de tranzacție, o cerere comercială sau doar informații relevante.

Clasificarea mesajelor de afaceri este diversă și depinde de orientarea lor funcțională și țintă. De exemplu, literele sunt:

• sesizarea;
• asemănător;
• invitații;
• recenzii de informații;
• Comenzi;
• acompaniind;
• alte tipuri.

În corespondența comercială, cele mai tipice:

• cereri;
• sugestii;
• Comenzi;
• reclamații;
• scrisori de garanție.

Ca una dintre formele de comunicare de afaceri, în sensul strict al definiției, scrisorile sunt împărțite în 2 tipuri - business și privat-oficial.

Afacerile includ corespondența care circulă între organizații și instituții. O scrisoare privată-oficială este un mesaj care este trimis unei instituții de către o persoană privată sau, dimpotrivă, de către o instituție - unei persoane private.

Există o serie de reguli pentru efectuarea corespondenței de afaceri.

• Scrisoarea ar trebui să stimuleze apariția interesului de afaceri la destinatar, în mod clar și pe baza unor dovezi convingătoare, să demonstreze beneficiile parteneriatului și inadecvarea ruperii parteneriatului. Textul ar trebui să aibă un caracter stimulativ, motivant pentru a coopera.
• Emoțiile personale excesive într-o scrisoare de afaceri nu sunt cea mai bună modalitate de a vă dovedi cazul și de a rezolva problema.
• Pentru a evita supraîncărcarea și înfundarea textului scrisorii, ar trebui să evitați orice comparații figurative, metafore, alegorii și hiperbole.
• Pentru o prezentare clară și concisă a subiectului, este mai bine să folosiți propoziții simple, evitând detaliile și detaliile excesive. Ideea principală a mesajului ar trebui să fie susținută de argumente extrem de relevante, care sunt de obicei plasate în atașamente la scrisoare (diagrame, grafice, date digitale).
• În text trebuie evidențiate paragrafe, fiecare dintre acestea, reprezentând un gând independent, începe pe o linie nouă.

• Într-un mesaj scris de afaceri, nu trebuie să utilizați adjective descriptive, clarificări și detalii inutile. La sfârșitul scrierii, este recomandabil să verificați documentul și să eliminați frazele care nu poartă conținutul semantic propriu-zis.
• Alfabetizarea este un element de bază al textului. Prezența ortografiei și a altor erori în mesaj este inacceptabilă.
• Subiectul scrisorii este obligatoriu. Subiectul din documente ar trebui să fie reflectat pe scurt și succint, acest lucru economisește timp la citire și caracterizează pozitiv expeditorul. Dacă scrisoarea este trimisă prin e-mail și conține informații deosebit de importante, ar trebui să îi furnizați un „steag” special disponibil în serviciul electronic.
• O bună lizibilitate a textului este asigurată de fonturile Arial sau Times New Roman cu dimensiune medie a fontului. Dacă este necesar, sunt permise idei cheie cu caractere italice sau aldine.

• În text, este utilă folosirea subtitlurilor (3-4), care asigură o înțelegere mai ușoară a textului prezentat.
• Enumerările, listele și listele sunt cel mai bine concepute folosind markeri speciali.
• Un șablon corporativ (diagrama) este un indicator excelent al eficienței și obiectivității în comunicarea de afaceri. Este indicat mai ales sub aspectul corporatist, intrucat iti permite sa iesi in evidenta intr-o lumina favorabila si sa respecti formalitatea ceruta.

Structura unui mesaj de afaceri este tipică. În mod tradițional, conține:

• introducere;
• partea principală;
• concluzie.

Introducerea rezumă scopul scrisorii. Partea principală descrie esența întrebării. În concluzie, este de dorit să rezumați conținutul părții principale, de exemplu, sub formă de concluzii. „Postscripts” și diverse tipuri de note de subsol sunt nedorite.

În concluzie, sintagmele care seamănă cu manipulările de formă sunt nepotrivite, cum ar fi: „Sper într-un parteneriat reciproc avantajos” și așa mai departe. Este mai bine să vă luați la revedere într-o scrisoare de afaceri cu fraze simple - „Cu stimă”, „Cu cele mai bune urări” și așa mai departe.

În partea de jos a mesajului sunt indicate: numele complet, statutul postului, numele companiei și o semnătură. Sunt indicate și numerele de telefon de contact.

Tabelele și graficele sunt atașate ca fișier (pachet) separat, indicând acest lucru la sfârșitul scrisorii. Dacă există un grup de atașamente, atunci este dată lista lor cu nume.

Puteți folosi abrevieri și abrevieri speciale doar dacă sunteți sigur că destinatarul le va înțelege cu siguranță.

Pentru a oferi textului o mai mare rigoare logică și consecvență în vocabularul de afaceri, următoarele modele de vorbire sunt folosite ca lianți:

• din acest motiv;
• bazat pe cele de mai sus;
• din cauza asta;
• conform datelor;
• Bazat pe acest lucru;
• Luand in considerare;
• alte.

În spațiul virtual, interacțiunea de afaceri, reprezentând comunicarea în miniatură, este specifică și nu mai puțin necesită respectarea regulilor relevante de etichetă. Munca competentă cu scrisul, în conformitate cu practica, presupune implementarea următoarelor note privind volumul, normele lingvistice, structura și formatul.

• Formula subiectului trebuie să corespundă absolut exact cu subiectul enunțat în text. Acest lucru vă permite să acordați rapid cititorul la starea de spirit dorită.
• Volumul optim al unui document trimis prin e-mail se încadrează într-un „un ecran”, cu volumul maxim de text – o coală în format A4.
• Dimensiunea optimă a atașamentelor nu depășește 3 MB.
• Este recomandat să „împachetați” fișierele trimise în arhive standard de codare Zip sau Rar. Alții sunt adesea blocați în timpul transferului.
• Hyperlinkurile ar trebui să fie standard (albastru, subliniate mai jos).
• Răspunsul adresat destinatarului trebuie plasat în partea de sus, la începutul scrisorii, și nu în partea de jos. Acest lucru îl salvează pe partenerul stiloului de defilare inutilă și forțată a textului anterior.

• Este necesar să folosiți limba scrisorii pe care partenerul o înțelege cât mai mult posibil. Problema oportunității utilizării profesionalismelor, vocabularului intern corporativ, expresiilor argotice și abrevierilor (în special în corespondența externă) în mesaj se decide separat, în funcție de contextul și calitățile partenerilor de corespondență.
• Este important să-ți informezi partenerul despre primirea mesajului său - acesta este un semn de bune maniere și o parte a etichetei în afaceri care demonstrează respect pentru el.
• Răspunsul ar trebui să fie cât mai prompt posibil. Dacă dintr-un motiv oarecare nu este posibil să răspundeți rapid, atunci partenerul ar trebui să fie notificat cu privire la primirea scrisorii sale și să indice timpul de răspuns. O pauză etică și confortabilă înainte de a da un răspuns este de 48 de ore de la primirea unui mesaj. După acest timp, persoana de obicei crede că mesajul a fost pierdut sau este ignorat. Pauza excesivă în corespondență este adesea asociată cu riscul de a pierde un partener și este interpretată în afaceri ca o încălcare a standardelor etice.
• La sfârșitul mesajului, trebuie să plasați informațiile de contact care sunt indicate în toate literele fără excepție, indiferent de ordinea expedierii.
• Este important să acordați o atenție deosebită problemelor de confidențialitate în timpul transferului.

Pentru mai multe informații despre etica corespondenței în afaceri, vedeți următorul videoclip.