Tipuri de conversații de afaceri

Trebuie să știi cum să conduci corect o conversație de afaceri. Ar trebui să fie scurt și informativ. În timpul unei conversații de afaceri, sunt luate în considerare în principal aspecte precum cooperarea ulterioară, angajarea și o mare varietate de tranzacții.

În primul rând, o conversație de afaceri este un contact oral între o pereche de oameni care intenționează să încheie, să consolideze sau să încheie o relație de afaceri. În al doilea rând, presupune comunicare verbală între interlocutorii care au autoritatea de a rezolva problemele de muncă, problemele de afaceri. În al treilea rând, cu ajutorul conversației, rezultatul este obținut cel mai rapid.

Conversația de afaceri este un tip de comunicare prin vorbire și, spre deosebire de alte metode de comunicare, cum ar fi o întâlnire, corespondența de afaceri, conversații telefonice, are o serie de avantaje:

• O conversație de afaceri vă permite să vă concentrați asupra interlocutorului sau a grupului de oameni care participă la ea, ceea ce înseamnă că este orientată personal.
• Comunicarea directă are loc într-un mediu confortabil pentru ambele părți, ceea ce duce la o căutare mai rapidă a soluțiilor la probleme.
• De asemenea, o atmosfera relaxata creeaza conditii mai favorabile pentru stabilirea unor relatii personale puternice, ceea ce in procesul de lucru duce la o comunicare mai usoara intre parti.
• O bună oportunitate pentru o abordare mai flexibilă a subiectului luat în considerare.
• Reducerea timpului petrecut, deoarece interlocutorul reacționează imediat la afirmații, aceasta contribuie la atingerea rapidă a obiectivelor stabilite.
• Este mult mai usor sa convingi personal interlocutorul de corectitudinea ta si de valabilitatea postului solicitat, ceea ce va duce la acceptarea unei oferte mai avantajoase pentru tine.
• Nivelul de competență al managerului crește constant datorită luării în considerare a comentariilor și evaluărilor din partea cealaltă.

Sarcinile care sunt îndeplinite prin conducerea unei conversații sunt foarte diverse.

O conversație de afaceri conține o serie de funcții care sunt esențiale pentru negocieri. Acestea includ:

• lucrătorii dintr-o zonă pot discuta instantaneu probleme stringente și pot găsi o soluție la acestea;
• fiind în aceeași cameră, partenerii caută împreună soluții și se iau în considerare, de asemenea, diverse idei pentru a se îndrepta către obiectiv;
• o probabilitate mare de a încheia tranzacții profitabile pentru afaceri;
• activitățile curente de afaceri sunt coordonate, ceea ce duce la controlul calității sarcinilor îndeplinite;
• contactele de afaceri sunt ușor de menținut la un nivel adecvat în timpul conversației, mai degrabă decât în ​​timpul corespondenței;
• există o stimulare a angajaților prin idei motivaționale pentru participarea activă în afaceri.

Interviurile de afaceri pot fi efectuate în trei situații diferite: angajarea unui nou angajat, concedierea sau purtarea unei conversații instructive despre încălcările disciplinare.

Un interviu de angajare este organizat într-un format de întrebări și răspunsuri, care seamănă mai mult cu desfășurarea unui interviu. Principalul lucru este să obțineți informații fiabile despre noul angajat pentru a-i identifica calitățile profesionale.

Principalele sarcini ale interviului atunci când aplicați pentru un loc de muncă:

• afla motivul pentru care o persoana isi cauta un loc de munca;
• să-și determine competența în domeniul de lucru solicitat;
• să-și identifice punctele slabe și punctele forte, principalele trăsături de caracter, eventual, particularitățile temperamentului;
• aflați despre realizările pe care angajatul le-a obținut în trecut;
• intreaba ce salariu asteapta;
• stabilește ce instrucțiuni așteaptă de la autorități;
• stabiliți care șefi sunt buni și eficienți pentru el.

Conversația la concedierea unui angajat de la locul de muncă este împărțită în două tipuri: concediere de la sine și constrângere (din cauza reducerilor de personal etc.).

Când conduceți primul tip de conversație, este necesar:

1. Identificați adevăratul motiv al concedierii angajatului.
2. Determinați ce l-a motivat, ce a provocat o astfel de decizie (poate, nemulțumire față de procesul de producție sau neatenție din partea managerului, resentimente față de colegi).
3. Află ce nu i s-a potrivit la serviciu și invers. A treia fază este cea mai informativă.

Necesitatea unei astfel de conversații stă în sarcina principală a șefilor - de a avea grijă de corectarea greșelilor din activitățile de management și de a monitoriza acest lucru la fiecare nivel de producție.

Conversația cu un angajat care trebuie concediat se numește „conversație de adio” în literatura specială străină. Se procedează diferit:

1. Conversația nu este niciodată programată înainte de weekend sau sărbători, deoarece acest lucru poate strica starea de spirit și poate afecta nu numai angajatul însuși, ci și familia și cei dragi.
2. Conversația nu se desfășoară la locul de muncă al angajatului, precum și într-o cameră în care lucrează un număr mare de persoane, aceasta poartă o mare încărcătură emoțională asupra subordonatului, care poate atrage anumite consecințe.
3. Conversația se desfășoară timp de 20 de minute, deoarece angajatul, care a auzit veștile nefavorabile, nu este acordat emoțional să asculte ce i se spune și să mediteze la diferitele fapte pe care managerul încearcă să le transmită, intră în situație.
4. Șefii trebuie să fie exacti în prezentare și corecti, în caz contrar angajatul poate fi depășit de îndoieli cu privire la corectitudinea cuvintelor exprimate, ceea ce va duce la dispute și contestații împotriva deciziilor. Oamenii mai ales emotivi pot izbucni în lacrimi chiar pe loc.

În practica străină, există un „program de reabilitare” special pentru cei disponibilizați. În practică, șefii caută locuri libere la o altă întreprindere pentru ca angajatul, disperat în puterile sale, să nu cedeze. De asemenea, se crede că acest program este util pentru menținerea nivelului de autoritate al concediaților în ochii colegilor și gospodăriilor.

La rândul lor, convorbirile disciplinare au loc în cazul încălcării oricăror reguli. Ele necesită o evaluare critică a muncii angajatului din partea șefului. Prin urmare, o astfel de conversație necesită:

1. Managerul este obligat să obțină toate informațiile necesare despre angajat și funcția acestuia pentru a evita situațiile eronate. Caracterizarea angajatului trebuie să fie cât mai exactă și extinsă posibil.
2. Informațiile ar trebui oferite pe rând, deoarece o conversație bine structurată duce la o mai bună înțelegere a problemei din partea subordonatului.
3. Există o singură regulă: nu puteți critica personalitatea infractorului, atenția este acordată doar sarcinii îndeplinite incorect. Această definiție ar trebui să se aplice întotdeauna.

Un instrument cheie este capacitatea de a pune întrebări. Merită întotdeauna să respectați setul de bază de reguli pentru o comunicare eficientă a vorbirii:

• Este necesar să stabiliți corect și clar contactul cu interlocutorul care vi se oferă pentru a obține un rezultat bun și pentru a reduce timpul pentru comunicare inutilă.
• Este necesar să se țină cont de ce fel de muncă face, să-și determine puterile oficiale, să se pună întrebarea limitelor zonei de lucru, pentru a ști exact de ce este responsabil angajatul.
• Experiența de viață și experiența de muncă, precum și interesele sale în afara sferei muncii, procesul său de gândire trebuie întotdeauna luat în considerare. Fiecare persoană este individuală, ceea ce înseamnă că fiecare are nevoie de propria abordare. Metoda frazelor clișee nu va funcționa aici, trebuie să te gândești mereu.
• Muncitorul trebuie tratat cu respect, nefiind atent la posibilele sale defecte de vorbire sau defectele externe.
• Scopul principal al unei conversații de afaceri este procesul de furnizare a informațiilor, aceasta trebuie să fie organizată clar conform planului, să nu vă fie teamă să vă prezentați ideile, să infirmați argumentele interlocutorului, să selectați argumentația corectă, să vă formulați cu acuratețe afirmațiile și nu turnați apă. Amintiți-vă, o decizie urmează întotdeauna unei discuții.

• Dacă te străduiești să înțelegi mai bine natura problemei apărute, atunci poți evita conversațiile lungi și inutile „în jur și în jur”, acest lucru te va ajuta să influențezi mai puternic persoana sau grupul de persoane implicate în conversația de afaceri.
• Prezentarea și formularea corectă a problemei te vor conduce la aprecieri care pot stimula interlocutorul să-și exprime atitudinea față de problemă, sau să-l motiveze să caute soluții, să-l elibereze și să-l forțeze să propună o idee. Clasificarea trebuie să fie clară.
• Organizarea corectă a dialogului te va ajuta să-ți înțelegi mai bine adversarul, te va ajuta să eviți blocajele sau situațiile care pot enerva, irita, irita. Va ajuta la păstrarea celei mai bune atmosfere a conversației și lasă o impresie plăcută după.

Este clar că regulile de pregătire pentru o conversație pot varia și niciuna dintre ele nu poate fi numită infailibilă. Totul depinde de evoluția situației. Cu toate acestea, va fi util să subliniați următoarele opțiuni de pregătire:

• pentru început, aceasta include elaborarea unui plan de interviu;
• apoi colectarea și prelucrarea materialului primit pentru a crește competența în întrebarea principală;
• aveți întotdeauna dreptul de a edita informațiile existente, pentru aceasta conversațiile de afaceri sunt inventate.

Alegerea locului potrivit pentru interviu poate afecta cu siguranță rezultatul interviului. Există mai multe abordări care diferă în funcție de situație. O persoană care nu este angajată a firmei dumneavoastră poate fi invitată la un interviu în afara clădirii de birouri.

Un alt exemplu: întâlnirea în biroul intervievatorului, aceasta se numește de obicei o cameră specială. Trebuie să fie echipat cu tot ce aveți nevoie. Mediul din jurul tău și al interlocutorului tău ar trebui să fie cât mai confortabil, factorul principal este calmul.

Deconectați toate telefoanele. Avertizează-ți colegii, secretarul despre o întâlnire intenționată, deoarece străinii, apelurile telefonice inutile sunt pur și simplu enervante, acest lucru poate interfera cu îndeplinirea sarcinilor stabilite, pur și simplu interferând cu procesul.

Există mai multe reguli „implicite” care pot afecta subtil, dar pot afecta semnificativ rezultatul unei conversații de afaceri. Tehnicile folosite duc adesea la rezultate pozitive. Este necesar să se aplice modelele de bază de comportament ale partenerilor în timpul conversației. Principiile structurale de afaceri vă vor ajuta, de asemenea, să urcați pe scara corporativă.

Nu este necesar să vă întâlniți cu angajații la locul de muncă. Locul de întâlnire poate fi un restaurant, o cafenea, un club și chiar o casă. Scopul care trebuie urmărit este confortul. Confortul este cel care ajută la obținerea celui mai bun rezultat. Dar nu ar trebui să te lași prea dus, dacă situația arată mai mult ca „intim”, asta poate duce la rezultatul opus.

Momentul la care decideți să aveți o conversație de afaceri este un punct foarte important. Imediat după ce te gândești la acest punct, ar trebui să faci o programare. Te va ajuta și te va juca în mâinile tale, dacă vrei să treci inițiativa de partea ta, desigur, iar situația în sine va fi astfel mai ușor de controlat.

După ce te-ai hotărât asupra locului și orei, trebuie să-ți stabilești anumite obiective pe care urmează să le atingi sau pe care vrei să le atingi, apoi să dezvolți o strategie pe care o vei urma în acest sens și apoi să formulezi structura conversației. De asemenea, este important să se ia în considerare locația participanților. Tehnologia principală este că trebuie să te uiți la interlocutor direct și la același nivel.

Fapte care contribuie la succesul unei conversații de afaceri. În primul rând, aceasta ar trebui să includă profesionalismul, la urma urmei, competența în domeniul ales și o viziune clară asupra problemei te vor ajuta să ierți și să faci față rapid sarcinilor și să atingi scopul necesar.

• O concentrare constantă asupra rezultatului va fi avantajul tău, doar urmărirea directă a scopului duce la atingerea acestuia, nimic nu se va schimba dacă vei continua să stai întins pe canapea.
• Ritm, este necesar să se contureze clar sarcinile și obiectivele pentru a urma clar planul.
• Saturația raționamentului va crea impresia că ești cea mai interesată persoană și vei obține „plăcintele”.
• Dar nu uitați de cadrul pentru transmiterea informațiilor, deși puțin umor va fi totuși potrivit.
• Nu vă fie teamă dacă conversația nu decurge fără probleme imediat, adesea motivul eșecului nu stă numai în tine, ci și în starea de spirit a interlocutorului tău.
• Modul în care prezentați informațiile este foarte important. Întotdeauna trebuie să alegi cuvintele potrivite. Argumentele trebuie să fie puternice. Starea de spirit este bună. Există încredere în voce.

• Ar trebui evitate argumentele și tensiunile inutile în conversație. Pentru început, evaluează cu calm situația, încearcă să orientezi conversația în direcția corectă cu ajutorul întrebărilor clarificatoare. Nu ar trebui să arătați îndoială sau lipsă de apărare în numele obiectivului - pentru a convinge sau a suprapersuade interlocutorul.
• Judecățile categorice neîngrădite vor ruina esența conversației, acest lucru nu trebuie uitat. Oamenii nu pot fi adesea de acord, pentru că „câți oameni – atâtea opinii”. Găsiți un compromis, acesta a fost întotdeauna cel mai bun mod de a face față întrebărilor și problemelor extraordinare.
• Dacă trebuie să răspundeți la obiecțiile ridicate, încercați mai întâi să câștigați timp și să permiteți interlocutorului să răspundă în mod independent la propriile întrebări și, eventual, să le respingă.
• pentru aceasta, este potrivită o respingere indirectă a problemei, ascultând mai multe obiecții, pentru a înțelege principalul, este necesar să continuați să vorbiți pe un ton calm, iar formularea ar trebui să fie atenuată dacă răspunsul nu așteaptă;
• părtinirile și judecățile personale nu vă vor ajuta;

• nu ar trebui să se grăbească la o concluzie, pentru că există o diferență între fapt și opinie;
• in cazurile in care interlocutorul incearca sa te „provoce” cu vanitati vie si incearca sa argumentezi, ar trebui sa iei pozitia de „asteptare” si sa astepti pana cand el insusi ajunge intr-o fundatura;
• nu uitați: decizia trebuie să urmeze întotdeauna discuția, în caz contrar, interlocutorul poate să vă critice, sau să fie de acord cu tot ceea ce nu va duce la un rezultat bun.

O conversație bine structurată este asistentul tău fidel. Pentru a face acest lucru, trebuie să vă pregătiți în avans pentru conversație, să stabiliți locul și ora întâlnirii, să pregătiți intrarea corectă în contact cu interlocutorul, să formulați corect enunțul problemei, să selectați argumentarea corectă sau respingerea argumentelor interlocutorului, analizați opțiunile alternative de ieșire, alegeți soluția optimă, fixați acordul, spuneți-vă corect la revedere.

La sfârșitul conversației, ar trebui să-ți analizezi tacticile de comunicare, precum și rezultatul conversației.

Angajarea angajaților necesită un anumit efort, cunoștințe și experiență din partea managerului. Pentru complexitatea conducerii unei conversații de afaceri la un interviu, vezi mai jos.