Secretar de profesie

În biroul aproape oricărei firme moderne, secretarul ocupă un loc aparte. Acesta este un specialist care ajută la menținerea organizației și a funcționării. De fapt, este un intermediar între manager, angajați, parteneri și clienți. De regulă, obținerea acestei poziții nu este dificilă - nu sunt întotdeauna necesare studii superioare și experiență de lucru extinsă. Și vă puteți construi o carieră bună și interesantă în viitor dacă vă îndepliniți sarcinile în mod eficient și responsabil.

Profesia de secretar a fost menționată încă din vremea Romei Antice. Potrivit istoricilor, astfel de muncitori erau angajați de patricieni și cetățeni nobili sau pur și simplu bogați ai țării. Ca secretari erau angajați bărbați din clasele inferioare cu o bună educație. La acea vreme, îndatoririle unor astfel de muncitori includeau munca de birou, corespondența și adesea finanțele și chiar secretele angajatorului.

În Rusia, funcția de secretar a apărut în 1720 datorită lui Petru I. Profesiei au fost impuse cerințe stricte - educație, bună cunoaștere a legilor, înțelegerea tuturor subtilităților și specificului. Poziția de secretar personal a fost solicitată din 1840 - mulți manageri ai diferitelor întreprinderi au adesea nevoie de un asistent personal.

Profesia modernă de secretar este adesea o muncă de recepție și organizare în birou - ajutând nu numai managerul, ci și colegii și vizitatorii.Astăzi, secretarul este considerat chipul companiei, iar după aspectul său, vizitatorii judecă soliditatea întregii întreprinderi. În zilele noastre, această profesie este considerată predominant feminin din cauza specificului ei. Pe parcursul dezvoltării profesiei s-au format mai multe direcții ale secretariatului, în funcție de specializare.

• Secretar de birou (director de birou). Responsabilitățile sunt distribuirea apelurilor telefonice, întâlnirea cu invitații, îndeplinirea instrucțiunilor din partea conducerii și asigurarea funcționării stabile a biroului (comanda de papetărie, apă etc.). Pentru a obține un post, un angajat nu are nevoie de educație specială. În scara carierei, această poziție este adesea poziția de plecare.

• secretar-asistent. Poziția este similară cu cea a unui manager de birou, dar mai responsabil și mai complex. Aici, responsabilitățile vor fi pregătirea soluțiilor de proiectare, editarea documentelor, redactarea textelor pentru discursurile șefului la diverse evenimente, precum și controlul parțial al muncii angajaților organizației. Obținerea unui astfel de post necesită educație specială (cursuri, centru de formare).

• Asistent personal al managerului. Această poziție este considerată onorabilă. Un astfel de asistent trebuie să construiască relații cu managementul și să creeze o atmosferă de încredere. Pentru a îndeplini sarcinile, veți avea nevoie de cunoștințe despre specificul profesiei, elementele de bază ale muncii de birou, rezistența la stres și încrederea în sine. Munca constă de obicei în rezolvarea problemelor organizatorice și administrative.

Pe lângă aceste profesii, există mai multe specializări cu specific îngust.

• Funcționar. Un angajat care organizează documentația, întocmește facturi, înregistrează corespondența de intrare și de ieșire, formează o arhivă.
• secretar-translator. Pe lângă responsabilitățile de bază, va fi necesar un nivel ridicat de cunoștințe de limbi străine. Angajatul participă la negocieri cu parteneri străini.
• secretar judiciar. Salariatul servește în instanță, verifică prezența persoanelor la ședințe, ține procese verbale de ședință, întocmește acte judiciare și execută diverse ordine ale judecătorului.
• secretar tehnic. Pentru a-ți îndeplini sarcinile, trebuie să cunoști metoda de tastare „oarbă”, să răspunzi la apeluri telefonice și să poți lucra cu echipamente de birou.

Trăsăturile caracteristice suplimentare ale profesiei moderne sunt:

• Corespondență de afaceri;
• viteza mare de tastare metoda „oarbă” - fără a privi tastatura și folosind toate cele 10 degete;
• capacitatea de a utiliza o varietate de echipamente de birou;
• capacitatea de a organiza documentația (corespondență, arhivă).

Avantajele profesiei includ următoarele:

• nu există activitate fizică;
• există posibilitatea de a dobândi abilități importante de comunicare și de a face conexiuni utile;
• nu este nevoie să ai o specialitate pentru a obține un loc de muncă;
• lucrați în condiții confortabile;
• în unele cazuri, puteți folosi echipamente de birou în scopuri personale (copiator, scanare);
• uneori se poate combina studiul cu munca.

Ca în orice altă profesie, funcția de secretar are dezavantajele sale:

• starea constantă în vizorul conducerii;
• aspect zilnic impecabil (mai ales important în companiile mari);
• sarcini similare și munca de rutină (deseori tipică pentru organizațiile mici);
• munca este adesea stresantă;
• îndeplinirea ordinelor personale ale autorităților care nu au legătură cu munca;
• rareori există o oportunitate de auto-realizare;
• modul de operare poate fi neregulat.

Perspectiva de dezvoltare a secretarului este adesea discutabilă. Unii manageri nu se grăbesc să piardă un angajat bun și să-l transfere într-o altă funcție.Alții sunt înțelegători și adesea promovați la lucrători responsabili, muncitori și profesioniști.

Un document care este conceput pentru a reglementa drepturile și obligațiile unui angajat este o fișă a postului, este la fel de importantă pentru secretară și pentru conducere. Acesta conține drepturile și obligațiile ambelor părți la contractul de muncă, ceea ce face posibilă utilizarea acestuia ca instrument de coordonare eficientă a proceselor de producție.

Nu există o formă unică de instrucție, așa că o puteți compune folosind un șablon gata făcut sau puteți dezvolta propriul document. La întocmirea documentului, este important să țineți cont de faptul că în fiecare companie secretarii îndeplinesc funcții diferite, în ciuda aceleiași lucrări de bază.

Fișa postului trebuie întocmită ținând cont de standardul profesional și să includă următoarele secțiuni principale.

• Dispoziții generale.
• Funcții.
• Responsabilitatile locului de munca.
• Drepturi.
• O responsabilitate.

Pe lângă principalele responsabilități, este permisă introducerea unor funcții suplimentare în fișa postului, ținând cont de specializare. Deci, instrucțiunile unui funcționar, secretar tehnic, secretar militar sau științific vor conține funcții de bază similare de secretariat, dar diferă în atribuții de specialitate care vor trebui indicate în document.

În sensul clasic, următoarele funcții pot fi atribuite principalelor atribuții unificate ale secretarului:

• asigură activitățile administrative ale șefului;
• conduce corespondența de afaceri, inclusiv apeluri și e-mailuri;
• acceptă și redistribuie corespondența, pregătește și trimite răspunsuri la scrisorile primite;
• colectează și prelucrează informațiile necesare managerului, asigură muncă de birou;
• acceptă documente de la angajați pentru a fi transferate în continuare către conducere pentru semnare și revizuire;
• pregătește întâlniri, întâlniri și conferințe, ține procesele-verbale ale acestora;
• achiziționează articole de papetărie și alte produse necesare pentru a asigura buna funcționare a biroului;
• rezolva sarcini organizatorice pentru primirea angajatilor si vizitatorilor;
• efectuează alte lucrări legate de postul ocupat.

În plus, sarcinile pot deveni:

• controlul asupra executării ordinelor și comenzilor;
• scanarea și copierea documentației;
• anularea sau amânarea termenelor limită;
• rezervare bilete si camere de hotel;
• intocmirea de rapoarte privind cheltuielile de deplasare;
• prepararea de băuturi și delicii pentru oaspeți.

Secretara la serviciu trebuie să comunice des și foarte mult cu persoane diferite, așa că un specialist bun trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• curățenie;
• precizie;
• bunăvoinţă;
• o cultură a vorbirii;
• sociabilitate;
• lipsa obiceiurilor proaste.

Întrucât secretara este „fața” companiei, aspectul plăcut al angajatului este un criteriu esențial. Este important de remarcat aici că vorbim despre un simț al stilului și prezența gustului, și nu despre aspectul unui model. Femeile devin adesea secretare, deoarece sunt considerate a fi mai flexibile, rezistente la stres și capabile să creeze o atmosferă confortabilă la birou.

Specificul activității de secretariat este de a ajuta în mod regulat managerul în desfășurarea afacerilor. Din acest motiv, astfel de calități profesionale sunt extrem de importante:

• o responsabilitate;
• punctualitate;
• atentie;
• diligenta;
• capacitatea de învățare;
• organizare.

Pentru a obține un loc de muncă ca secretar, de multe ori nu aveți nevoie de studii superioare; cursurile de specialitate finalizate sunt destul de potrivite. Cunoștințele acumulate în domeniul psihologiei, citirii rapide și stenografiei vor fi utile. Cunoștințele de bază ale profesiei de secretar pot fi obținute în colegii de specialitate. O astfel de pregătire este disponibilă celor care au absolvit clasa a IX-a sau a XI-a, și va dura 1-3 ani, în funcție de studiile medii existente.

Dacă alegerea a căzut pe o companie de renume, atunci este important să obțineți o educație de specialitate. De exemplu, sub Ministerul Afacerilor Externe al Federației Ruse există un centru de formare care pregătește secretari. Centrul îi învață pe studenți cunoașterea calculatoarelor, elementele de bază ale muncii de birou, etica și eticheta în afaceri și limba engleză. Întrucât universitățile naționale nu oferă pregătire în activitatea de secretariat, candidații cu diplome în filologie, comunicare, psihologie și alte domenii similare au un avantaj. Unele companii oferă cursuri de formare candidaților pe care sunt gata să îi recruteze.

Puteți lucra ca secretar într-o organizație de renume, într-o afacere mică și într-o agenție guvernamentală, de exemplu, la o școală sau universitate. Astăzi aproape fiecare lider are nevoie de secretare sau asistenți. Poziția de secretar este învăluită în diverse mituri - unii vorbesc despre începerea unei cariere interesante în această profesie, în timp ce alții susțin că practic nu există promovare.

De fapt, avansarea în carieră depinde în mare măsură de calitățile personale. Inițiativa și munca asiduă te vor ajuta să treci pe o poziție superioară în cadrul companiei, de exemplu, mai întâi ca asistent manager, iar apoi să devii manager. Dezvoltarea ulterioară în companie va fi în mâinile specialistului însuși.

La începutul unei cariere, este greu să te bazezi pe un salariu mare. Angajatorii oferă de obicei lucrătorilor fără experiență un salariu de 15.000-20.000 de ruble. in functie de regiunea de resedinta. În orașele mari, salariile sunt de obicei mai mari. Salariul mediu al unui angajat cu experiență este de 30.000-45.000 de ruble. peste Rusia. Specialiștii cu calificări superioare, de exemplu, asistenții personali ai managerilor și asistenților, câștigă 60.000-80.000 de ruble.