Profesie secretar-dactilograf

Mașinile de scris au dispărut din uz și au mers la muzeu, dar nevoia unei persoane care să colecteze documente, să le pună în dosarele potrivite, să întâlnească vizitatori și să răspundă la apeluri telefonice nu a dispărut nicăieri. În articol vă vom spune despre profesia de „secretar-dactilograf” în lumea modernă - caracteristicile sale, cerințele și unde este nevoie de astfel de specialiști astăzi.

Un secretar dactilograf este unul dintre posturile de secretariat junior. Deși astăzi acest specialist nu mai lucrează la o mașină de scris, ci la un computer, numele a fost păstrat nu numai prin tradiție, ci și pentru a sublinia caracterul performant al lucrării. (spre deosebire de funcțiile administrative și de secretariat ale unui grad superior - asistent manager, secretar-asistent, funcționar, director de birou).

Informațiile despre profesie, sarcinile îndeplinite sunt cuprinse în două documente:

• „Caiet unificat de referință de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați” - prescurtat ca EKS (denumit anterior ETKS);
• standard profesional „Specialist în managementul organizațional și documentar al organizației”.

Prioritatea de aplicare este standardul profesional. Este adaptat specificului pieței moderne, conține o descriere mai completă și detaliată a funcțiilor muncii.

Standardul profesional încadrează postul de secretar-dactilograf la nivelul 3 de calificare - adică îndatoririle ei presupun controlul muncii de către un specialist senior, un minim de decizii independente și funcții manageriale.

Sarcina principală a secretarului-dactilograf este un set de texte și documente, reproducerea și sistematizarea informațiilor conform unui șablon (scanarea, copierea, retasarea documentelor, completarea formularelor standard, sortarea corespondenței, înregistrarea documentelor de intrare și de ieșire).

Ca orice profesie, profesia de secretar dactilograf are propriile sale caracteristici:

• munca este caracterizată de o natură destul de stresantă, în timp ce angajatul trebuie să fie capabil să efectueze o muncă monotonă de tastare și să comunice cu oamenii, să fie chipul și vocea companiei.
• nu există o listă rigidă de atribuții - secretarul execută diverse ordine ale șefului;
• această poziție este un început excelent pentru o carieră și o oportunitate de a câștiga experiență utilă unui viitor manager;
• munca este considerată feminină (acest lucru se reflectă chiar în titlu), deși secretarii bărbați nu sunt mai puțin solicitați;
• principala abilitate este de a construi corect relații cu echipa, și deloc viteza de tastare.

Pe baza cerințelor generalizate ale standardului profesional, în fiecare organizație este elaborată o fișă internă a postului - documentul principal care reglementează drepturile și obligațiile angajatului.

În acest document este determinată lista funcțiilor îndeplinite de un angajat într-o anumită organizație. Într-o instrucțiune tipică, funcționalitatea poate repeta pur și simplu prevederile corespunzătoare ale standardului (anterior secțiunea „Responsabilități” a fost adesea copiată complet din CEN). De obicei, instrucțiunile au următoarele puncte:

• imprimă diverse materiale în direcția capului;
• organizează convorbiri telefonice ale șefului.

Dacă este necesar, articolele pot fi specificate, specificate, iar domeniul de aplicare al responsabilităților poate fi extins sau restrâns în comparație cu standardul, dacă specificul organizației o impune. De exemplu, pentru secretara-dactilografă la școală se poate indica puncte că ea organizează eliberarea certificatelor care confirmă munca sau studiile la școală, ține un registru de elevi. Și într-o companie comercială, acestea pot fi prevederi privind păstrarea unui jurnal de călătorie al curierilor și eliberarea certificatelor relevante.

Standardul profesional stabilește cerințele minime pentru numirea unui secretar-dactilograf - pentru aceasta este suficientă o educație secundară completă.

Cursurile de specialitate vor constitui un avantaj suplimentar. Mai mult, nici CEN, nici standardul profesional nu limitează în vreun fel cerințele pentru certificatul de absolvire a unor astfel de cursuri. Prin urmare, puteți alege orice program de formare pentru secretare dintr-o listă imensă de propuneri din centrele de formare publice și private.

Deși dactilografa secretară nu are nevoie de cunoștințe educaționale serioase și cunoștințe academice, ea are nevoie de un set mare de abilități practice:

• abilități de calculator sigure, cunoaștere a programelor de birou, capacitatea de a lucra cu echipamente de birou, alfabetizare, viteză rapidă de tastare;
• capacitatea de a lucra cu documentația în cadrul competențelor lor - să cunoască regulile de întocmire a documentelor standard, scrisorilor de notificare, regulile de sortare și înregistrare a corespondenței și a altor documente;
• abilități dezvoltate de comunicare, capacitatea de a construi relații cu parteneri, clienți, angajați, cunoștințe de etică și etichetă în comunicarea în afaceri, reguli de lucru cu date confidențiale și proprietare;
• cunoașterea reglementărilor care reglementează munca.

Un specialist trebuie să aibă nu numai abilități profesionale, ci și anumite calități personale: trebuie să fie încrezător, politicos, stabil emoțional, să poată naviga rapid în situație, să rezolve conflicte, să lucreze atât în ​​modul multitasking, cât și în modul de lucru de rutină, să aibă o auto-organizare ridicată, atenție, responsabilitate.

Anterior, secretarele dactilografe lucrau în birourile de mașini. Astăzi, munca acestui specialist este cea mai solicitată în următoarele organizații:

• în structurile de stat, administrative;
• în instituții de învățământ (școală, facultate, universitate);
• în case de avocatură, avocați privați, notari;
• în arhive.

De asemenea, un post vacant poate fi deschis în orice altă organizație. Totodată, în firmele private, postul poate fi numit nu numai secretar-dactilograf, ci și secretar-administrator, secretar la recepție, secretar.