Cine este asistentul de secretar și ce face?

Postul de secretar a fost mult timp cel mai râvnit pentru multe femei. Anterior, de regulă, practic nu se cerea nimic de la un astfel de angajat, cu excepția unui aspect atractiv. Totuși, acum totul s-a schimbat, uneori un astfel de angajat este o parte importantă a echipei și trebuie să fie pregătit să îndeplinească multe funcții. Drept urmare, el este adesea foarte ocupat cu munca. Citiți despre care sunt aceste responsabilități, ce cerințe trebuie îndeplinite pentru a primi o ofertă de muncă, citiți în acest articol.

Profesia de secretar datează din vremurile Romei antice. „Secretarii” erau confidentii împăraților – bărbați cu mare influență politică. Această profesie și-a primit noul început în timpul Primului Război Mondial, dar însemna deja îndeplinirea unor sarcini complet diferite. Până acum, doar ecouri ale sensului inițial de „secretar” au supraviețuit sub forma unor funcții precum secretar general și secretar de stat.

În zilele noastre, profesia de secretar-asistent presupune efectuarea unor lucrări legate de documente, organizarea muncii de birou, managementul echipamentelor de birou și alte funcții. Abilitățile de comunicare și atenția sunt considerate abilități importante pentru un asistent de secretar. Prefixul „referent” înseamnă că angajatul va comunica cu șeful despre diverse probleme de muncă. Este evident că concurența dintre cei care doresc să ocupe această poziție este mare, mai ales în firmele sau companiile mari. Specificul abilităților pe care trebuie să le posede un secretar poate depinde uneori de domeniul de activitate al firmei.Mai simplu spus, într-o firmă de marketing tehnologic, secretarul va trebui să cunoască complexitatea negocierilor de afaceri. Cu toate acestea, acest lucru nu este deloc necesar, pentru fiecare companie totul este individual.

Marile companii de recrutare susțin că acest post, împreună cu postul de șofer și alte joburi similare, implică multe ore suplimentare. Oamenii din aceste posturi sunt nevoiți să se adapteze la programul superiorilor lor și să fie pregătiți să lucreze aproape 24/7. În zilele noastre câștigă popularitate „secretarele virtuale”, care îndeplinesc majoritatea sarcinilor de secretar obișnuit pentru acele companii care nu au posibilitatea de a închiria un birou sau pur și simplu nu o fac din cauza economiilor de costuri. Separat, trebuie remarcată importanța înfățișării secretarului. Secretara ar trebui să se îmbrace într-un stil de afaceri, să evite machiajul și coafurile strălucitoare, extravagante și nepotrivite.

Acest document conține toate responsabilitățile legate de activitățile angajatului. De asemenea, fișa postului conține drepturile angajatului și o descriere a cerințelor pentru acesta. Acest document conține informații despre cine va trebui să înlocuiască angajatul în timpul absenței acestuia. De asemenea, este de remarcat faptul că, dacă este necesar, fișa postului poate fi revizuită și modificată. Acest lucru se poate întâmpla în următoarele cazuri.

• Schimbarea atribuțiilor secretarului-asistent.
• Apariția modificărilor în documentația organizației.
• Apariția schimbărilor în structura organizației.

Mai jos sunt principalele responsabilități ale secretarului asistent.

• De multe ori, persoana în această poziție este responsabilă pentru furnizarea biroului cu rechizite de birou. De asemenea, ar trebui să comande produse alimentare dacă este necesar. Responsabilitatea directă a secretarei este de a comanda un răcitor de apă și de a monitoriza deplinătatea acestuia.
• Asistentul de secretară trebuie să preia apelurile pentru manager și să le facă „eliminate”.
• El trebuie să organizeze și procedura de primire a vizitatorilor.
• Persoana în această funcție raportează direct directorului general al companiei. Astfel, majoritatea sarcinilor îndeplinite vor fi legate de cererile și comenzile sale.
• Lista responsabilităților include și recepția și expedierea corespondenței primite și trimise, pregătirea oricăror documente necesare la solicitarea directorului general, controlul documentelor pe care directorul trebuie să le semneze.
• De asemenea, secretarul transferă informațiile necesare de la director către angajați și invers, cheamă angajații la director după caz.
• Acest angajat interacționează frecvent și cu departamentul de administrație. Uneori se poate coordona cu angajații acestui departament cu privire la furnizarea de rechizite și echipamente de birou. Spre deosebire de primul punct descris mai sus, acest punct nu este întotdeauna precizat în fișele postului secretarului asistent.
• Secretara trebuie să rezerve bilete de avion și să rezerve camere de hotel în cazul în care directorul sau alți angajați pleacă într-o călătorie de afaceri.
• În unele organizații, secretarul este obligat să informeze conducerea și/sau alți angajați despre viitoarele sărbători, zile de naștere și sărbători ale angajaților. Uneori, acest lucru este făcut de un specialist în resurse umane.
• În fiecare zi, secretarul trebuie să pregătească biroul directorului pentru începutul unei noi zile - să aprindă lumina, echipamentele de birou (imprimantă, computer și așa mai departe), să pregătească documentele necesare.

Asistentul-secretar trebuie să fie responsabil de fluxul documentelor și nu are dreptul de a dezvălui informații confidențiale. Un astfel de angajat este responsabil pentru siguranța documentelor și transmiterea lor la timp autorităților. Secretarul este responsabil pentru neîndeplinirea atribuțiilor prevăzute în fișa postului, adică pentru neîndeplinirea funcțiilor sale de serviciu, inclusiv pentru astfel de încălcări ca întârziere. Un angajat poate avea probleme dacă este neglijent în lucrul cu documentația.

Responsabilitatea este pentru dezvăluirea informațiilor confidențiale care aparțin categoriei „secrete comerciale”. Angajatului i se interzice deteriorarea stocurilor, în special a mobilierului pus la dispoziție sau care aparține companiei. Secretarul este responsabil pentru tratarea angajaților fără tact sau nepoliticos. Întrucât comunică aproape zilnic cu toți ceilalți angajați, secretarul ar trebui să fie neconflictual și diplomatic.

În primul rând, secretarul-asistent are dreptul de a solicita diverse documente de care are nevoie pentru a lucra de la diverși angajați. Secretarul poate distribui apelurile telefonice primite în funcție de importanța acestora la discreția sa. Același lucru este valabil și pentru procedura de primire a vizitatorilor la recepție. De asemenea, poate cere explicații de la angajați dacă a existat o abatere disciplinară. Asistenta de secretară are acces și la documente clasificate drept „confidențiale”.

Doar CEO-ul poate concedia sau angaja un astfel de angajat, și nu șeful unui departament sau departament, ca în alte cazuri. Același lucru este valabil și pentru impunerea mustrărilor. Secretarul poate face sugestii pentru management pentru a îmbunătăți gestionarea documentelor sau practicile de management. De asemenea, poate optimiza unele fluxuri de lucru. Ca orice alt angajat, acesta are dreptul de a cere crearea unor condiții confortabile de muncă și poate cere chiar și verbal explicații de la angajații care încalcă disciplina muncii.

De regulă, munca secretarului este evaluată pe baza diligenței și eficienței sale. Astfel, alte aptitudini sunt secundare. Angajatul trebuie să fie capabil să comunice cu oamenii, să negocieze, să aibă un discurs bine rostit. Trebuie să fie capabil să rezolve diverse probleme organizaționale, să folosească programe Microsoft Office - Excel, Power Point, Word și altele.

Nu există cerințe stricte pentru educație, precum și pentru specialitatea primită. Totuși, trebuie să existe educație, deși secundar de specialitate. Absolvenții de drept sunt preferați datorită faptului că cea mai mare parte a muncii lor este legată de evidența. Experienta de munca de minim 1 an este de dorit. O alternativă la experiența de lucru ar putea fi participarea la cursuri de pregătire pentru secretariat.

În companiile străine, unui viitor angajat i se poate cere să cunoască o anumită limbă străină. Secretarul ar trebui să fie capabil să-și exprime corect gândurile, să scrie și să compună documente fără erori gramaticale.

Cererea pentru această profesie este mare. De regulă, astfel de activități sunt cele mai potrivite tinerilor profesioniști care au absolvit recent instituțiile de învățământ. Această activitate este o mare oportunitate de a afla structura muncii companiei. Se crede că în această poziție puteți dobândi abilități bune ale unui viitor bun manager. Întrucât secretarul-asistent îndeplinește o gamă largă de sarcini, este un angajat important și necesar chiar și pentru cele mai mici companii.