Eisenhower Matrix - Utilizarea corectă a timpului

În epoca noastră nebun de rapidă, se pare că timpul nu doar trece, ci zboară cu viteza unei aeronave supersonice. Într-un astfel de ciclu de evenimente și zile, încărcat cu o masă de fapte și planuri, de multe ori nu putem realiza nici măcar jumătate din ceea ce era planificat. Și vreau să fiu la timp pentru toate. Cum să folosiți timpul corect folosind matricea Eisenhower, vom lua în considerare mai detaliat.

Timpul este tot ce avem. Bine sau rău în care trăim viața depinde direct de cum și de ce petrecem timpul care ni s-a alocat. Iar cei care visează să poată face multe pe drumul lor, de regulă, învață cum să-și gestioneze eficient timpul. Managementul timpului (gestionarea timpului) nu este altceva decât planificare. Este cea care ajută să nu vă mai faceți griji cu privire la sentimentul amar că timpul este scurt, că îi lipsește foarte mult și din această cauză nu există timp să faceți nimic.

Pe vremuri, celebrul lider militar și politic american Dwight David Eisenhower, care era și președintele Statelor Unite, s-a apucat serios de căutarea unei soluții la problema planificării eficiente. Și a reușit să găsească o soluție la această problemă, chiar a venit cu a lui sistem de management al timpului.

S-a întâmplat că creierul uman percepe mai ușor și mai bine informațiile structurate, adică aduse într-un anumit sistem, defalcate în rafturi. În același timp, ar fi bine să vizualizați aceste rafturi, să le faceți vizuale, de exemplu, cu ajutorul unor feluri de diagrame sau diagrame.Acest principiu al distribuției cazurilor stă la baza matricei Eisenhower, care este una dintre metodele de conducere ale teoriei managementului eficient al timpului.

Vizualizarea planului de afaceri și acțiuni folosind matricea este foarte simplă. Desenați un pătrat pe hârtie, împărțiți-l cu două linii perpendiculare în patru margini egale. Ar trebui să obțineți o fereastră cu o zăbrele în formă de cruce. Aceste câmpuri îți vor împărți afacerile în 4 grupuri, fiecare dintre ele va depinde de semnele de importanță/neimportanță și de urgență/non-urgență. Câmpurile formate din intersecția liniilor se numesc cadrane (un concept matematic) și se notează după cum urmează:

• Cadranul A (sarcini importante și urgente);
• cadranul B (sarcini importante, dar nu urgente);
• Cadranul S (sarcini nu importante, dar urgente);
• Cadranul D (sarcini neimportante și neurgente).

Matricea Eisenhower are atât avantaje, cât și dezavantaje. Să le descriem pe ambele și să începem cu beneficiile.

• În ciuda numelui său „matrice”, care implică ceva complex, sistemul este de fapt foarte ușor de înțeles și aplicat fără nicio dificultate.
• Cazurile, scopurile și obiectivele sunt împărțite în doar 4 categorii, acest lucru ajută la o mai bună navigare în ele.
• Repartizarea sarcinilor în funcție de criteriile de urgență și importanță vă permite să împingeți chestiunile neurgente și neimportante în plan secund, punând astfel în prim plan cele importante și urgente. Așa are loc analiza și filtrarea cazurilor. Cei care nu trebuie să-și petreacă deloc timp sunt eliminați.
• Principalul avantaj este că matricea face posibilă realizarea cât mai eficientă a cheltuielilor de timp, ceea ce, la rândul său, face posibilă finalizarea tuturor la timp.

Există și dezavantaje ale acestui sistem.

• Matricea este ineficientă în planificarea pe termen lung. Este potrivit pentru a face afaceri curente sau cele calculate pentru viitorul apropiat.
• Când nu există obiective zilnice, atunci nu este nevoie să aplicați un astfel de sistem.
• Pentru a utiliza matricea în mod eficient, trebuie să distribuiți rapid și precis obiectivele în grupuri. Pentru a face acest lucru, este necesar să înțelegem cărora dintre ele i se poate atribui gradul „important” și care obiective nu sunt foarte importante, care trebuie finalizate urgent și care sunt opționale. Un astfel de antrenament necesită timp, adică matricea nu începe să „funcționeze” imediat pentru tine, dar acesta este un minus.
• Și, ca urmare a paragrafului anterior, pot apărea erori cu acuratețea atribuirii cazurilor la un anumit statut.

Să luăm în considerare fiecare cadran al matricei mai detaliat.

Dacă sunteți un maestru în planificare, atunci cadranul A va fi gol. Dacă există cazuri în el, aceasta indică o organizație slabă. Admiți educația în treburile locurilor de muncă în grabă și blocajelor. Motivul acestei imagini este, de regulă, lenea.

Sau este posibil să prioritizați greșit. Desigur, uneori astfel de situații sunt permise, dar atunci când acest lucru este observat sistematic, atunci este pur și simplu necesar să se lucreze la autodisciplina personală. Pentru a evita „așezarea” moftului în cadranul A, este necesar să faceți față în timp util sarcinilor introduse în câmpurile rămase.

Dar o mică listă de lucruri de făcut în cadranul A poate fi încă făcută. Poate fi:

• probleme de sanatate;
• fapte, a căror eșec poate provoca apariția unor probleme, înrăutăți calitatea vieții, amenință bunăstarea în familie și în muncă;
• cazuri, a căror eșec va complica semnificativ calea către atingerea obiectivelor principale sau va duce la eșecul acestora;
• ieșire din diverse situații de urgență și criză.

Dacă, totuși, aveți o mulțime de puncte în acest cadran, atunci depuneți toate eforturile pentru a le elimina. Și nu uitați că îndeplinirea unor articole din lista celor importante și urgente poate fi redirecționată, delegată uneia dintre persoanele de încredere, nu este necesar să vă asumați întreaga povară a tuturor problemelor doar asupra dvs.Această abordare vă va ajuta să faceți față mai rapid la plenitudinea cadranului A.

Observațiile arată că oamenii care preferă rezolvarea problemelor din cadranul B devin cei mai de succes, urcă mai repede pe scara carierei, sunt cei mai prosperi financiar, nu duc lipsă de timp și duc o viață armonioasă, împlinită. Sarcinile neurgente aparțin categoriei celor mai promițătoare și prioritare, iar dacă o persoană le acordă atenția principală, atunci totul merge bine pentru el.

Trebuie avut în vedere faptul că lipsa de urgență în grupa B duce uneori la o întârziere în implementarea punctelor subliniate, iar aceștia migrează în grupa A, unde vor necesita deja un răspuns rapid. Dacă rezolvați treptat și regulat sarcini importante, dar nu foarte urgente, atunci acest proces va fi calm și eficient. Trebuie să abordați acest tip de afaceri în mod responsabil, iar lipsa de urgență face posibilă controlul pe deplin a evoluției cazului, aduceți toate detaliile la ideal, gândiți clar toți pașii, obținând astfel un rezultat productiv.

Matricea Eisenhower ne învață în primul rând să stabilim prioritățile corect. Asta înseamnă că cel mai important lucru în planificare este abilitatea de a distinge lucrurile importante care te conduc către obiective mari de cele secundare. Sarcinile care trebuie incluse în grupa C nu sunt importante, în esență, ele distrage atenția de la obiectivele principale ale cazului, nu contribuie la progres, ci, dimpotrivă, nu fac decât să încetinească procesul de dezvoltare. Adesea ele interferează cu concentrarea asupra atingerii unor obiective importante și reduc astfel eficiența timpului trecut.

Nu confundați problemele urgente din câmpul C, care sunt neimportante, cu problemele urgente din câmpul A, care sunt doar extrem de importante. Acest lucru, de regulă, duce la faptul că cu adevărat important rămâne în fundal. Un exemplu viu al unei astfel de situații pot fi întâlnirile impuse de cineva din exterior, care nu sunt necesare pentru tine, sau conversațiile lungi goale, mersul la petreceri și serbări, invitații la care vin de la persoane care nu te interesează, unele treburile casnice, defectarea aparatelor de uz casnic și altele asemenea. Da, acest lucru trebuie făcut urgent, dar rezolvarea acestor sarcini nu este o necesitate vitală, iar eșecul lor nu implică probleme.

Clasele din această grupă nu dau nimic, dimpotrivă, pot face rău. Ar trebui încercat să fie amânate pentru mai târziu și este mai bine să le ignorați cu totul. Dar trebuie să cunoașteți inamicul din vedere - cu siguranță ar trebui să faceți o listă cu astfel de „dăunători” în câmpul D, deoarece acestea sunt chiar activitățile care ne „mâncă” timpul. Aceste cazuri sunt atât de tentante și atractive pentru mulți oameni pentru simplitatea lor și promit să ofere relaxare și plăcere, să petreacă timpul în dulcea fericire.

Asemenea caracteristici ale acestor „cazuri” creează o tentație uriașă de a le trata în primul rând și, așa cum se spune, întreaga lume va aștepta. Poate fi extrem de dificil să ieși din vârtejul unor astfel de pseudo-cazuri, deoarece ele într-adevăr trage pe o persoană. Dar încercările de a distruge obiceiul de a se angaja în ele nu pot fi abandonate.

Aceste activități includ:

• conversații despre nimic, conversații goale, fără sens (atât la telefon, cât și în persoană);
• la fel ca și conversațiile din paragraful anterior, corespondența în mesagerie instant, rețele sociale, tot felul de chat-uri;
• vizionarea de filme, seriale, programe TV care nu poartă o încărcătură semantică, distragerea atenției de la probleme grave și cazuri care provoacă diverse emoții negative;
• calculator și alte jocuri (nu educaționale).

Odihna pentru trup și suflet este, fără îndoială, necesară, dar există multe alte moduri utile de a o exercita:

• citirea literaturii de calitate;
• vizite la expoziții, teatre și muzee;
• jocuri care dezvoltă inteligența;
• cursuri la piscina, sala de sport, excursii la patinoare, excursii in afara orasului la natura, calatorii etc.

Dacă nu poți eradica complet activitățile dăunătoare din grupul D din viața ta, atunci trebuie să încerci măcar să le amâni, să le fii atent doar când lucrurile din grupele A și B sunt finalizate. Dar încearcă să reducă timpul cheltuit pe activități „goale” cât mai mult posibil...

Există o mare probabilitate de a atribui cazul unui grup neadecvat. Aceasta este principala problemă în construirea ierarhiei priorităților noastre. Pentru a face față mai ușor, trebuie să învățați cum să răspundeți la două întrebări folosind două cuvinte - „da” sau „nu”. De exemplu: „Mă va ajuta să mă apropii de obiectivul meu principal completarea acestui caz?” Răspunsul „da” înseamnă importanța cazului, răspunsul „nu” înseamnă lipsă de importanță.

„Dacă nu rezolv această problemă acum, își va pierde mâine din relevanță?” Răspunsul „da” înseamnă urgența problemei, răspunsul „nu” nu este urgența. După ce ați determinat categoria pentru fiecare lecție în acest fel, faceți mai întâi lucrurile din grupa A și apoi din grupa B.

Cel mai bun moment pentru a crea o matrice este să începeți o nouă zi. Gândiți-vă cu atenție la sarcinile pe care le aveți în viitorul apropiat și notați-le sub forma unei liste regulate. Apoi testați-le pe fiecare folosind întrebările de mai sus și plasați-le în casete conform răspunsurilor. Nu uitați să menționați cele mai mici și nesemnificative lucruri care doar ne pierd timpul.

Numărul total de sarcini este determinat de tine însuți. După împărțirea cazurilor în categorii corespunzătoare, puteți scrie într-un caiet sau puteți crea în organizatorul de telefon o listă convenabilă obișnuită în ordinea descrescătoare a urgenței și importanței, astfel încât primele din listă să fie cazuri din grupa A, al doilea din B, al treilea. din C, iar din D nu trebuie să-l notezi deloc. Amintiți-vă că sarcinile din Grupele A și C trebuie delegate familiei, prietenilor, colegilor sau subordonaților. Dar grupa B - acestea sunt lucrurile pe care este important să le faci pe cont propriu.

Oricine are nevoie de el poate folosi Matricea Eisenhower. Este bine pentru că va fi la fel de util tuturor, indiferent de vârstă și statut social: șefii de organizații și întreprinderi, și muncitori și angajați obișnuiți, și gospodine, și studenți și copii care studiază în școli.

Să ne uităm la un exemplu despre cum ar putea arăta înregistrările zilnice Eisenhower.

Un grup de chestiuni urgente și importante:

• conduceți mașina la stația de service pentru reparații, deoarece am nevoie de ea pentru muncă;
• depune un raport trimestrial;
• rezolvați problema cu un card bancar.

Un grup de chestiuni nu urgente, dar importante:

• dezvoltă o nouă temă și conturează direcțiile principale ale noului proiect;
• renunță la fumat;
• invata engleza;
• cumpără un abonament la sală.

Un grup de chestiuni urgente, dar nu importante:

• mergeți la aniversarea lui San Sanych de la departamentul juridic;
• felicităm pe toți cei de pe rețelele de socializare în prima zi de primăvară.

Un grup de cazuri neurgente și neimportante:

• curățați dulapul;
• dezasamblați lucrurile de la mezanin;
• urmăriți serialul;
• joaca-te cu papagalul.

Eisenhower Matrix poate fi comparat cu un sistem de purificare, un filtru care scapă de lucrurile inutile. La început, s-ar putea să fie nevoie să-l compune zilnic, dar odată cu acumularea de experiență, vei începe să simți la nivel de intuiție ce afacere aparține cărei categorii. Și de îndată ce un astfel de sistem de gestionare a timpului este stăpânit și înveți să-l folosești eficient, precum și să distribui corect cazurile în cadrane, vei simți imediat un val de libertate.Vei începe să ai timp să faci totul la timp și în același timp să nu te grăbești, viața ta va fi readusă la normal, obiectivele care par de neatins vor începe brusc să fie atinse. Și vi se va garanta prezența unei stări excelente și a spiritului ridicat, energie și vivacitate.

Disciplina este fundamentul succesului. Cu siguranță ai dat atenție unor astfel de oameni care nu au astfel de calități, sunt într-un vârtej nesfârșit de „afaceri” nesfârșite, tot timpul făcând ceva gol, fără sens, dar, după afirmațiile lor, este imposibil de important. Iar vederea acestor oameni este constant obosită, uzată, pierdută, nefericită. Sunt mereu enervați, agitați și neliniştiți.

Dacă nu vrei să fii așa și nu vrei să treci în oameni doar simpatie și milă, atunci trebuie să acționezi pe principiul contrariului. Dacă totul se întâmplă pentru ei și doriți rezultate opuse, atunci trebuie să acționați în moduri opuse. Și anume: să pună ordine în disciplină, să stăpânească tehnicile de auto-organizare, să adere la planuri, programe și regimuri clare, să înțeleagă clar când și ce să faci și, cel mai important, pentru ce sunt toate acestea, care este scopul. Iar matricea Eisenhower va fi un asistent excelent pentru dumneavoastră în aceste chestiuni.

La urma urmei, nu degeaba fondatorul său, al cărui nume îl poartă, a reușit să-și construiască o carieră atât de amețitoare și să devină unul dintre cei mai faimoși și îndrăgiți președinți ai poporului american, precum și un lider militar de mare succes. Și toate acestea în ciuda faptului că acest mare om s-a născut într-o familie săracă. Puteți lua în siguranță un exemplu de la astfel de oameni și puteți folosi instrumentele pe care le-au inventat.