Managementul timpului: definiție, tehnici și învățare

Nu este deloc necesar să deții o mașină a timpului pentru a-ți gestiona corect timpul, dar merită să cunoști regulile de distribuție a forțelor pe secunde. Mai ales pentru cei pentru care cuvintele „timpul este bani” nu sunt o frază goală, ci un motto de viață. Dacă sunteți unul dintre ei, atunci este vital să stăpâniți cel puțin abilitățile de bază de gestionare a timpului.

Managementul timpului tradus literal din engleză este „gestionarea timpului”. Asta nu înseamnă că, stăpânind o astfel de artă, vei putea trece în trecut sau în viitor. Funcția principală a managementului timpului este de a face fiecare minut din viața ta eficient. Și nu este vorba doar despre muncă, este un întreg sistem care adună multe elemente ale vieții noastre. În termeni simpli, managementul timpului determină programul nostru pentru zi, săptămână, lună sau chiar an.

Nu credeți că această definiție și concept este folosit doar în afaceri. De asemenea, gospodinele nu au timp suficient pentru a îndeplini toate treburile casnice. Și adesea acest lucru nu se întâmplă deloc pentru că nu au suficientă forță, pur și simplu nu alocă în mod corespunzător timpul și efortul.

În primul rând, managementul timpului este folosit pentru a crește eficiența personală a fiecărui angajat în parte la locul său de muncă și, ca urmare, pentru a crește productivitatea întregii organizații, fie că este vorba de o fabrică de mașini-unelte de înaltă tehnologie sau de un salon de înfrumusețare. Pentru a alege tipul potrivit de management al timpului care va fi folosit de acesta sau acel individ, trebuie mai întâi să-i studiezi nu numai scopurile și obiectivele personale, ci și calitățile personale, pătratul scopurilor și chiar bioritmurile.

Dacă calculezi corect toate resursele umane, atunci oricare, chiar și cel mai ocupat și cel mai solicitat specialist, va avea întotdeauna suficient timp atât pentru muncă, cât și pentru odihnă.

Principiile de bază ale muncii de gestionare a timpului sunt distribuirea corectă a sarcinii asupra ta și asupra timpului. Este necesar să evidențiezi principalele sarcini și să scapi de „mâncătorii de timp”. Printre absorbanții săi se numără comunicarea pe Internet sau la birou care nu înseamnă nimic pentru tine, vizionarea de știri inutile sau mailing-uri publicitare care vin la poșta ta sau sub formă de SMS, numeroase pauze de fum sau pauze de ceai etc.

Înainte de a vă îndrepta programul corect, trebuie să acordați prioritate. Autorul uneia dintre cele mai faimoase și eficiente metode pentru aceasta este cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite ale Americii, Dwight D. Eisenhower. Linia de jos este după cum urmează. Împărțiți toate activitățile planificate în 4 părți:

• urgent și important;
• urgent, dar nu important;
• important, dar nu urgent;
• nu urgent și lipsit de importanță.

Mai întâi, să separăm grâul de pleava și să selectăm ceea ce avem cu adevărat nevoie. Chiar trebuie să mergi mâine la magazin cu o prietenă pentru a o ajuta să aleagă un cadou de ziua de naștere pentru mama ei? Poate că poate face față cu calm acestei misiuni singură? Vei petrece acest timp pentru ceva care merită cu adevărat eforturile tale. A amintește-ți câte ore ai petrecut conversațiilor fără sens cu același prieten la telefon și acum imaginează-ți cât de mult ai fi putut face în acest timp.

Câte ore pe zi petreci uitându-te la fotografiile oamenilor pe care îi cunoști pe rețelele de socializare? Dar acesta nu este doar timpul tău prețios, ci și emoțiile care pot fi folosite mult mai eficient. Același lucru este valabil și pentru „statul afară” la jocurile de solitaire și alte divertisment „incitante”.

Este imposibil să înțelegi imensitatea și pentru a nu te deprima din cauza faptului că mereu nu faci nimic, nu ridica ștacheta inițial. Includeți în plan exact cât este realist de implementat și lăsați întotdeauna puțin timp în rezervă, pentru ca atunci când se confruntă cu obstacole neașteptate sau cu probleme urgente, să aibă timp să facă față ambelor.

Înainte de a începe o anumită sarcină, decideți asupra scopului pe care îl urmăriți. De ce trebuie să ștergeți desktopul pentru a cincea oară într-o săptămână? Sunteți un susținător al curățeniei perfecte? Este adevărat sau vrei doar să-ți distragi atenția de la afaceri cu o cârpă umedă? De ce te-ai dus să torni ceai pentru a zecea oară într-o zi, chiar ai vrut să-l bei sau ai fost distras de la principalele sarcini?

O altă nuanță de care trebuie luată în considerare pentru a atinge obiectivul la timp este să nu-l supraestimezi. Înțelegeți de ce vă asumați un proiect mare. Ce vrei să obții - bani, faimă, onoare de la colegi sau promovare. Numai înțelegând care este adevăratul scop, te poți motiva complet și te poți ocupa cu munca fără a fi distras de lucruri străine.

Folosește fiecare victorie drept combustibil pentru călătoria ta ulterioară. Dați-vă „note” sau agățați „medalii”. Dacă ai închis un proiect la timp sau l-ai făcut din timp, nu te asumă imediat următorul, bucură-te de momentul „finalizării”, amintește-ți aceste sentimente și abia apoi mergi mai departe. Amintiți-vă să vă recompensați pentru munca bine făcută.

Nu te apuca de tot. Nu ai zece mâini și ai doar un cap. Abordând mai multe lucruri în același timp, riști să nu duci la bun sfârșit niciunul dintre ele, cel puțin nu vei reuși să o faci calitativ. Este ca și cum ai învăța o poezie și ai rezolva o problemă de fizică în același timp. Asta, vezi tu, este nerealist. La serviciu este la fel.

Si aici în gospodărie, pentru a economisi timp și efort, unele lucruri pot fi combinate. La urma urmei, în timp ce cartofii fierb sau ouăle pentru salată se răcesc, este foarte posibil să ștergeți praful de pe pervaz sau să aspirați podeaua în bucătărie, de exemplu.

Nu lăsați afacerea dvs. să-și urmeze cursul. Faceți un plan de lucru zilnic. În mod ideal, acest lucru ar trebui făcut cu o seară înainte. La programarea a doua zi, nu uita ca oricand poate aparea o situatie de forta majora. Va trebui să-ți duci mama la spital sau să-ți ridici copilul de la școală devreme. Acordați-vă întotdeauna timp pentru aceste „contingențe”. Dacă nu aveți nevoie de el pentru aceste nevoi, cheltuiți-l pe activități suplimentare.

Un alt punct important. Asigurați-vă că vă faceți timp să vă odihniți. Pauzele sunt esențiale. Pauze pentru exerciții ușoare, pauză de masă și chiar un apel către copil ar trebui să fie incluse în programul tău.

În plus, trebuie să-l compui, luând în considerare propriile bioritmuri... Dacă ești o persoană matinală, atunci stabilește cele mai dificile sarcini la începutul zilei și lasă a doua jumătate pentru sarcini care necesită cel mai mic efort fizic, mental și moral. Dacă ești o „bufniță” și capul tău începe să lucreze abia mai aproape de ora prânzului, atunci dimineața fă cele mai simple sarcini, ia decizii importante atunci când corpul tău este plin de energie vitală.

Cuvântul „investiție” înseamnă cel mai adesea investiții financiare. Veți investi în ceva care nu vă va aduce niciodată venituri? Nimeni nu va da o rublă fabricii, care a fost distrusă ieri, pentru că aceasta este o investiție moartă. Este la fel cu timpul. Nu mai pune-l acolo unde zboară ca o țeavă. Un alt talk-show cu un subiect intrigant a început la televizor, opriți ecranul urgent. Întrebați-vă de ce aveți nevoie de aceste informații? Doar? Deci de ce să-ți pierzi timpul prețios cu asta?

O prietenă a sunat și a început din nou să vorbească despre soțul ei idiot? Termină rapid conversația și sfătuiește-ți prietenul să contacteze un psiholog sau să se înregistreze pe un site de întâlniri.

Dacă respectați toate regulile de mai sus și încă nu aveți suficient timp, încercați una dintre tehnicile care au fost dezvoltate în diferite momente atât de specialiștii în managementul timpului, cât și de oameni „aleatoriu”. Una dintre cele mai răspândite metode în întreaga lume este tehnica „Tomate”. A fost inventat de un student italian obișnuit care nu a avut niciodată timp să se pregătească pentru examene.

Într-o zi, a decis să preia controlul asupra lui și asupra timpului său. Pentru a face acest lucru, am folosit cel mai comun instrument de bucătărie - un cronometru sub formă de roșie (de unde și numele unei tehnologii simple). A pornit cronometrul timp de 25 de minute și în acest timp a fost angajat doar în studii. Imaginează-ți surpriza, pentru că literalmente imediat a avut suficient timp să se pregătească. Încercați să faceți același lucru.

Porniți un cronometru (ceas alarmă) pentru o anumită oră, timp în care efectuați o singură sarcină specifică. Nici un apel telefonic, nici o notificare a unei noi scrisori prin e-mail, nici nimic altceva nu ar trebui să vă distragă atenția de la această sarcină. Foarte curând vei simți că te îndrepti spre obiectivul tău mult mai repede decât înainte.

Simțiți-vă ca un producător de brânză folosind o altă metodă populară de gestionare a timpului numită Swiss Cheese. Este folosit în cazul în care nu pot începe în niciun fel să implementeze un proiect mare. În acest caz, se propune să prezentăm chiar acest proiect sub forma unei bucăți pătrate de brânză și să începem să facem una elvețiană cu multe găuri mari. Fiecare gaură este o sarcină specifică care trebuie finalizată pentru a obține rezultatul final.

Dacă nu știi de la ce capăt să începi, încearcă prima „găură” care apare la întâmplare. Fă un efort minim și apoi totul va merge ca un ceas. Singura condiție este să nu renunți la ceea ce ai început. Lăsați ceea ce a fost făcut să pară o parte foarte mică din ceea ce a fost conceput, dar treceți la orice etapă, doar după ce ați stabilit cu precizie că veți face față „într-o ședință”. Altfel, în loc de multe găuri în brânză, vei ajunge cu o gaură mare, asemănătoare unui abis, în care vor cădea atât timpul, cât și energia.

Respectați cu strictețe regula termenului limită. Termenul ne-a venit din America. Tradus literal, înseamnă „linie moartă”. Se crede că inițial acesta a fost numele liniei din închisoare, trecere prin care prizonierul a fost imediat ucis. În locuri nu atât de îndepărtate, astfel de metode nu au fost folosite de mult timp, dar în mediul de afaceri au devenit foarte răspândite. În lumea modernă, un termen limită este o linie în spațiul temporal care nu poate fi depășită în niciun fel.

Această tehnologie este deosebit de populară printre cei care lucrează de la distanță. Nu există nimeni care să le „adapte”, așa că trebuie să vă setați un cadru. De asemenea, este adesea folosit pentru oameni cu profesii creative - jurnaliști sau creatori de publicitate. Cu toate acestea, termenul limită are și o etapă intermediară - linia roșie (tradusă ca „linia roșie”). Aceasta este perioada în care trebuie să predați munca brută - timpul rămas este necesar pentru a corecta erorile, revizuirile și modificările pe care le poate face clientul.

Uneori, pur și simplu nu ne putem ocupa de sarcină doar pentru că ni se pare copleșitor, ca un elefant. Pentru a vă ușura, împărțiți volumul mare în bucăți mici. Începe mic.

De exemplu, trebuie să faceți o curățenie generală a unei case de țară sau să o renovați. Ambele sună amenințătoare. Și dacă împărțiți procesul în pași mici? Faceți o masă în care reparația să fie în partea de sus (curățare generală), apoi sub-articolele: ferestre, uși, podele, mobilier și așa mai departe. De acord, astfel munca nu mai pare prea dificilă. Prin urmare, nu faceți un elefant dintr-o muscă.

Metoda divină „Kairos”. Grecii antici îl considerau pe Kairos zeul unui moment fericit. Experții în domeniul managementului timpului au decis că o persoană modernă este pe drum cu el. Esența metodei se rezumă la a nu pierde un timp separat cu ceea ce poate fi combinat cu alte lucruri. De exemplu, trebuie să cumperi un cadou pentru mama ta pe 8 martie. Decideți unde doriți să o faceți și vedeți dacă aveți alte afaceri în această zonă a orașului în curând.

Este posibil să puteți combina 3 sau 4 obiective deodată într-un singur loc (mergeți la bancă pentru a vă completa contul, cumpărați o noutate și așa mai departe). Același lucru este valabil și pentru întâlnirile de afaceri. Înainte de a merge la negocieri, formulează toate întrebările și sugestiile pe care le-ai acumulat pentru interlocutor. Este posibil ca un apel telefonic sau o întâlnire la prânz să fie suficient pentru a le rezolva. Și nu uita să vezi dacă ai alte lucruri de făcut acolo unde mergi.

Puteți încerca toate sfaturile pe care le-am dat în acest articol, dar cele mai simple exerciții ar trebui urmate mai întâi. De exemplu, faceți o regulă să nu rearanjați alarma odată ce sună. În 5 sau chiar 10 minute nu vei putea dormi, dar s-ar putea să întârzii la serviciu, după care vei experimenta o lipsă de timp pe tot parcursul zilei și cu greu vei putea face totul.

În general, nu există secrete speciale în cum să economisiți timp. Iată doar câteva recomandări suplimentare.

• Folosiți abilitățile colegilor sau membrilor familiei dvs. Împărtășiți-vă munca cu ei - delegați-vă autoritatea. Cercetătorul junior va fi cu siguranță încântat să vă ajute, iar soțul (fiul, fiica) se va descurca destul de cu treburile casnice de bază, precum scoaterea gunoiului sau cumpărarea pâinii.
• Dacă decideți să faceți din managementul timpului un stil de viață, este mai bine să urmați un training la un seminar special sau să invitați un specialist în acest domeniu la companie pentru a optimiza fluxul de lucru.

Ca bonus pentru citirea acestui articol, iată un alt truc de viață pentru tine. Cel puțin o dată pe lună, și de preferat săptămânal, aranjează-ți o „zi curată”, pe care trebuie să o petreci fără telefon, comunicare prin e-mail sau prin mesagerie instant. Aceasta este o ispravă de muncă cu pauze scurte pentru o pauză, timp în care trebuie să „curățați” toate cazurile, dacă dintr-o dată nu ați avut suficient timp pentru ceva într-o săptămână (lună).