Tipuri și faze principale ale comunicării în afaceri

Comunicarea în afaceri este o parte integrantă a vieții societății moderne. În fiecare zi la locul de muncă, oamenii cu un anumit statut și care ocupă o anumită poziție recurg la diferite tipuri de acesta și respectă cu strictețe regulile publice și private de etichetă în afaceri. Comunicarea de afaceri corect structurată va conduce chiar și un manager începător la atingerea cu succes a obiectivului.

În spatele conceptului de comunicare în afaceri se află un fel de comunicare, al cărui scop nu este procesul de negociere în sine, ci soluția unei probleme specifice sau atingerea unui obiectiv specific, care este obligatoriu pentru toți participanții la conversație și se află în afara procesul de comunicare în sine.

Acest tip de comunicare diferă de alte tipuri prin prezența următoarelor circumstanțe:

• scopul, motivele sau activitatea ar trebui să fie comune tuturor interlocutorilor;
• negociatorii se află într-un interval spațiu-timp comun: comunicările de afaceri pot avea loc în orice organizație, grup sau echipă;
• toți participanții la acest proces sunt interconectați, rolurile sociale sunt distribuite clar între ei și se construiește o ierarhie de comunicare;
• comunicarea în acest context are reglementări stricte care trebuie respectate de toți participanții, indiferent de statut: normele de comportament într-un mediu de lucru sunt eticheta în afaceri.

Regulile de bază ale etichetei în afaceri includ următoarele:

• Interlocutorii de afaceri ar trebui adera la un anumit stil de comunicare, își formulează clar și concis gândurile, oferă argumente serioase în favoarea punctului de vedere și să poată asculta și auzi interlocutorul. Acest lucru vă va ajuta să aveți o conversație productivă, fără să luați timp inutil oamenilor de afaceri.
• Cu o astfel de comunicare, participanții la conversație ar trebui să fie cât mai politicos posibil... Întâlnirile de afaceri urmăresc un fel de beneficiu, așa că uneori trebuie să comunici cu persoane nu prea plăcute.
• Cuvinte ușor de înțeles și propoziții simple sunt inerente acestui stil. Exprimat în termeni complexi și cuvinte străine, puteți induce în eroare o persoană sau chiar o puteți jigni. La rândul său, acest lucru va interfera cu atingerea obiectivului stabilit.

Comunicarea de afaceri are trei funcții principale care au obiective finale și principii diferite ale impactului uman:

• Informatie si comunicare funcția presupune colectarea și formarea de informații specifice de către participanții la conversație, precum și schimbul de cunoștințe acumulate în procesul de negocieri.
• Regulator și comunicativ funcția are ca scop corectarea comportamentului participanților la comunicare. În timpul comunicării corporative, subiectul își reglează nu numai propriul model de comportament, ci și alți participanți la conversație. Pentru a îndeplini această funcție, sunt potrivite următoarele metode: persuasiune sau sugestie în cadrul etichetei de vorbire, comportament de copiere.
• Comunicativ eficient funcţia este direct legată de aspectele emoţionale ale subiecţilor comunicării.

Toate tipurile existente de comunicare de afaceri sunt clasificate în funcție de mulți parametri. Să luăm în considerare cele mai populare dintre cele existente.

În funcție de metoda de schimb de informații, comunicarea de afaceri orală și scrisă se disting:

1. Tipurile scrise de comunicare de afaceri includ tot felul de documente oficiale. Acesta poate fi un raport de referință, o notă explicativă, rapoarte și procese-verbale ale întâlnirilor, scrisori de afaceri, o declarație, o carte internă a unei companii, un act de anulare, o comandă, o indicație în scris, o fișă a postului și multe altele . Orice document oficial cu semnături sau sigilii este subiect de comunicare de afaceri.
2. Negocierile, întâlnirile, întâlnirile, conversațiile de afaceri, rapoartele, întâlnirile de planificare pot fi atribuite tipului oral de comunicare de afaceri.

Pe calea interacțiunii dintre participanți, există tipuri directe și indirecte de comunicare de afaceri:

• Comunicarea directă presupune negocieri între parteneri fără utilizarea de fonduri suplimentare, adică interlocutorii se află în aceeași cameră și comunică față în față.
• Contactul indirect are loc prin utilizarea mijloacelor moderne de comunicare - telefon, e-mail, comunicare video.
• Comunicarea de la distanță vă permite să rezolvați rapid unele probleme între parteneri din diferite țări. Dar experiența arată că conversațiile față în față sunt cele mai productive.

O altă clasificare implică împărțirea tipurilor de comunicații de afaceri în comunicare verbală și non-verbală:

1. Comunicarea verbală implică interacțiunea dintre oameni folosind vorbirea umană. Cu ajutorul sistemelor de limbaj și în funcție de intențiile unei persoane, se formează textele de vorbire. Ele pot fi atât scrise, cât și orale.
2. Interacțiunea non-verbală între oameni are loc fără utilizarea vorbirii. Mijlocul acestei comunicări este manifestarea externă a sentimentelor și emoțiilor - limbajul semnelor, expresiile faciale, privirea și motricitatea corpului. Ele sunt unite printr-un concept comun: cinestica.

Pe lângă tipuri, există și forme de comunicare în afaceri, ele se împart în monologice şi dialogice.

1. Primul grup include forme de comunicare cu un participant: raport, apel, discurs de bun venit, publicitate. În acest caz, o persoană acționează ca un orator și transmite anumite informații ascultătorului. El trebuie să înțeleagă clar despre ce vorbește și să fie capabil să-și exprime clar gândurile.
2. Formele de dialog presupun prezența a doi sau mai mulți participanți.

Negocierile sunt o formă adecvată de comunicare atunci când se discută cele mai importante probleme și sunt:

• verticală - cu autorități superioare;
• orizontal - in cadrul organizatiei;
• neautorizat - adică neplanificat, efectuat după școală;
• la cel mai înalt nivel - se întâlnesc numai persoane cu statut de conducători ai firmelor interesate;
• la masa extinsă - o reuniune a grupurilor de lucru sau a comisiilor special desemnate.

Conversația, printre alte forme, are caracterul cel mai informal și simplificat. interacțiunile într-un mediu de lucru. Acest formular include orice contact la locul de muncă care este conceput pentru a rezolva o problemă. Nu toată lumea are darul la momentul potrivit de a avea o conversație ocazională cu superiorii lor și de a-i conduce cu tact la soluționarea problemelor de interes.

Discuția sau disputa este modalitatea de a rezolva problema prin compararea punctelor de vedere diferite, adesea opuse. Rezultatul unei discuții productive este adoptarea unei singure decizii de comun acord a părților după ascultarea pe rând a tuturor aspectelor pozitive și negative. Această formă de comunicare are cea mai viu colorare emoțională, dar în cercurile de afaceri se obișnuiește să se respecte unele reguli. Adversarii nu ar trebui să vorbească mult timp, să se întrerupă reciproc.

Se obișnuiește să se împartă procesul unei conversații de afaceri de la început până la atingerea unui obiectiv stabilit în anumite etape sau faze.

Să luăm în considerare fiecare dintre ele mai detaliat.

• Pregătirea pentru o întâlnire. În această etapă, este foarte important să schițați un plan pentru conversația viitoare, să definiți clar pentru dvs. gama de sarcini necesare pentru rezolvarea problemelor. În prealabil, merită să faceți întrebări despre interlocutor, pe baza cărora să alegeți tactica conversației și argumentele necesare. Într-adevăr, rezultatul întâlnirii depinde de cât de semnificativă va fi întâlnirea.
• Locul și marcarea timpului pentru negocieri. Definirea acestui parametru depinde de rolul interlocutorilor. De obicei coordonatele negocierilor sunt stabilite de interlocutorul superior. Dacă întâlnirea este pe picior de egalitate, atunci participanții pot conveni reciproc.

• Stabilirea și stabilirea contactului cu interlocutorul. Această fază, prin scopul său funcțional, este începutul negocierilor. Adesea, prima privire sau cuvântul interlocutorului adaugă o atitudine subconștientă față de el și influențează dorința de a continua conversația. În timpul stabilirii contactului, este important să cuceriți interlocutorul cât mai curând posibil și să finalizați etapa prin stabilirea contactului psihologic - momentul în care toți participanții la comunicare sunt gata să ajungă la obiect.
• Identificarea problemei și schimbul de informații disponibile. În această fază, este important să se pronunțe toate întrebările de interes, să se indice direcția conversației, să se ofere o înțelegere generală a problemei.
• Argumente în favoarea soluției propuse... Faza de argumentare este strâns interconectată cu etapa anterioară și decurge lin din aceasta. În această perioadă, este foarte important să notezi toate aspectele pozitive ale viziunii tale de rezolvare a problemei, să aplici abilitățile de persuasiune, mai ales dacă interlocutorul aderă la un alt punct de vedere.
• Contra argumente. În această etapă, există o ascultare a contraargumentelor interlocutorului, care poate să nu fie întotdeauna de acord. Este important să ascultați cu atenție și calm interlocutorul, să înțelegeți esența poziției sale. Întrebările directoare vă vor ajuta să înțelegeți dacă obiecția este legată de lipsa informațiilor furnizate.
• Găsirea unui compromis în rezolvarea problemei. În procesul de prezentare alternativă a argumentelor și a propunerilor, are loc o căutare a unei soluții care să se potrivească tuturor părților la negocieri.
• Luarea deciziilor. Această etapă înseamnă acordul tuturor părților cu o singură poziție, ajungând la un numitor comun.

• Fixarea rezultatelor. Toate întâlnirile de afaceri se încheie cu semnarea unei confirmări scrise a unei decizii comune.Acordul este o reflectare a faptului că întâlnirea are un rezultat final acceptabil pentru toți.
• Încheiați contactul. După ce discutați probleme importante, trebuie să vă despărțiți corespunzător de interlocutori, poate să lăsați o carte de vizită sau să cereți detalii de contact de la parteneri.
• Analiză rezultatele obtinute. Această fază este finală. Este conceput pentru a arăta cum decizia luată a fost corectă și profitabilă pentru participanții la conversație.

Cheia unei afaceri de succes este o comunicare de afaceri bine structurată cu clienții și partenerii dvs. Pentru a realiza acest lucru, trebuie luate în considerare câteva nuanțe.

• Trebuie să ții mereu situația sub control. Afișarea emoțiilor și sentimentelor este inadecvată într-un mediu de afaceri. Sentimentele de frică și nesiguranță pot interfera cu luarea deciziilor, iar sentimentele de milă cauzate de manipularea interlocutorului pot duce la semnarea unui contract neprofitabil. Manifestarea incontinenței și a agresivității în timpul tipurilor de comunicare dialogică, cum ar fi discuția, este inacceptabilă. Cu un partener dezechilibrat și mereu îndoielnic, aproape nimeni nu vrea să aibă de-a face.
• Capacitatea de a anticipa dorintele clientului - o alta componenta importanta a managementului de succes al afacerii, deoarece in orice afacere toate activitatile companiei sunt orientate spre satisfacerea nevoilor clientului. Atenția și amabilitatea, serviciul de top îl vor face pe client să revină.
• Planificare și capacitatea de a distinge principalul de secundar. În orice negociere, este important să vorbim pe scurt și clar, fără a intra în detaliile celui de-al doilea plan. Oamenii de afaceri au de obicei timp limitat, așa că nu ar trebui să pregătiți monologuri lungi pentru întâlniri importante.
• Relațiile de afaceri nu trebuie să interfereze cu cele personale. Chiar dacă o persoană este antipatică, asta nu înseamnă că nu poate fi utilă în sensul afacerilor. Manifestarea unei atitudini binevoitoare și de susținere, interesul sincer față de argumentele interlocutorului va permite o întâlnire productivă.
• Onestitatea și transparența intențiilor. În timpul negocierilor, trebuie să te comporți sincer, confirmându-ți cuvintele cu fapte și statistici. La urma urmei, orice act necinstit de dragul unei afaceri profitabile poate submina permanent încrederea partenerului și poate afecta reputația.
• Cunoașterea elementelor de bază ale etichetei în afaceri.

Videoclipul de mai jos explică cele 5 reguli de bază ale comunicării în afaceri.